Freigaben
Teil von Datenqualität vor Marketing-Automatisierung
Pflichtangaben vor einer automatischen Aktion prüfen
Legen Sie je automatischer Aktion die nötigen Angaben fest und führen Sie fehlende, ungültige oder widersprüchliche Werte in einen klaren Ausnahmeweg.
Prüfen Sie die benötigten Angaben unmittelbar vor der Aktion, für die sie gelten. Legen Sie je Aktion fest, welche Werte vorhanden, zulässig und miteinander vereinbar sein müssen. Scheitert ein Vorgang an dieser Prüfung, entfällt die geplante Aktion; der Fall bekommt einen sichtbaren Klärungsweg.
Die Aktion bestimmt die nötigen Angaben
Eine Angabe ist nur im Zusammenhang mit einer Wirkung erforderlich. Eine interne Aufgabe lässt sich mit Anfragekennung und Thema anlegen, auch wenn die Telefonnummer fehlt. Eine Übergabe an ein bestimmtes Team kann zusätzlich einen verwertbaren Zuständigkeitswert erfordern. Notieren Sie diese Voraussetzungen direkt bei der jeweiligen Aktion.
| Geplante Aktion | Vorher zu klären | Bei ungeklärtem Wert |
|---|---|---|
| Thema in einen Zielvorgang übernehmen | Wert vorhanden und im Ziel zulässig? | Übernahme aussetzen und Fall kennzeichnen |
| Zuständiges Team setzen | Zuordnungswert eindeutig und aktuell? | Keine automatische Teamwahl; prüfen lassen |
| Personalisierte Nachricht vorbereiten | Benötigte Anrede oder Ersatztext festgelegt? | Ersatztext verwenden oder Vorgang zurückhalten |
Für einen tatsächlichen Nachrichtenversand sind die geltenden Versandvoraussetzungen gesondert zu prüfen.
Vorhanden, gültig und passend unterscheiden
Ein befülltes Feld kann trotzdem unbrauchbar sein. „Unbekannt“ oder ein nicht mehr zugeordneter Auswahlwert ist kein passendes Produktinteresse. Zwei einzeln gültige Werte können sich widersprechen.
Prüfen Sie deshalb, ob der Wert vorhanden und zulässig ist, ob er den richtigen Kontakt oder Vorgang beschreibt und ob er zu den anderen Angaben passt, von denen die Aktion abhängt.
Bestimmen Sie auch den maßgeblichen Zeitpunkt. Für eine Anfrage kann das damals gewählte Thema zählen, für eine spätere Aktion möglicherweise ein aktueller Kontaktwert.
Eine Prüfung nur beim Eintritt kann eine spätere Änderung übersehen. Der spätere Blick auf ein veränderliches Kontaktfeld kann umgekehrt die ursprüngliche Anfrage falsch deuten.
Die Prüfung vor die Wirkung setzen
Ordnen Sie die Bedingungen so an, dass kein Weg mit ungeklärten Angaben zur Aktion führt. Der Ausnahmeweg sollte Grund, betroffenen Vorgang und zuständige Person erkennen lassen. Nach einer Korrektur wird der Vorgang erneut beurteilt. Prüfen Sie vorher, ob die Aktion inzwischen bereits erfolgt ist.
HubSpot empfiehlt vor seiner Workflow-Aktion zum Kopieren eines Eigenschaftswerts eine Verzweigung, die einen befüllten Quellwert prüft. Fehlt dieser, kann das Zielfeld unbefüllt bleiben, einen leeren Wert erhalten oder die Aktion einen Fehler auslösen. Die Aktion erfordert einen passenden Professional- oder Enterprise-Tarif und Workflow-Berechtigungen. HubSpots Eigenschaftsvalidierung wird bei Workflows nicht durchgesetzt; eine Eingaberegel allein schützt diesen Weg daher nicht.
Bei einer HubSpot-Wenn-dann-Verzweigung gelten die Bedingungen, sobald der Datensatz den Zweig erreicht. Ohne passenden Zweig folgt er dem „None met“-Weg. Eine spätere Wertänderung führt ihn nicht automatisch durch einen anderen Zweig. Das Verhalten anderer Werkzeuge muss für den konkreten Ablauf geprüft werden.
Die Ausgänge festhalten
Notieren Sie den erwarteten Ausgang für einen vollständigen Wert, einen leeren oder unbekannten Wert, einen Widerspruch und eine Änderung zwischen Eintritt und Aktion. Kontrollieren Sie bei der späteren Einrichtung den eingeschlagenen Weg und den Zielzustand. Häufen sich dieselben Ausnahmen, prüfen Sie Erfassung, Feldzuordnung und Aktionsregel. Begrenzen Sie die Prüfung auf die Angaben, die für die nächste Wirkung nötig sind.
