Datenqualität
Teil von Datenqualität vor Marketing-Automatisierung
Doppelte Datensätze bei Importen vermeiden
Wählen Sie eindeutige Kennungen, bereinigen Sie Importdateien und prüfen Sie das Ergebnis, damit Kontakte und Vorgänge nicht doppelt entstehen.
Wählen Sie vor dem Import eine verlässliche Kennung für den Datensatztyp, den Sie anlegen oder aktualisieren. Prüfen Sie doppelte und leere Kennungen in der Datei, gleichen Sie vorhandene Datensätze ab und kontrollieren Sie das Importergebnis.
Bestimmen, was derselbe Datensatz ist
Ein Kontakt ist nicht dasselbe wie eine Anfrage dieser Person. Zwei Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse können zwei eigenständige Anfragen beschreiben, die zu einem Kontakt gehören; zwei gleiche Namen können verschiedene Personen meinen.
Legen Sie deshalb für jeden importierten Objekttyp eine eigene Identitätsregel fest.
Bei bestehenden CRM-Datensätzen ist eine aus dem Zielsystem exportierte Datensatz-ID oft eine klare Zuordnung. Eine E-Mail-Adresse kann Kontakte identifizieren, verlangt aber eine Regel für geänderte oder gemeinsam genutzte Adressen. Ohne eindeutigen Treffer halten Sie die Zeile zur Klärung zurück; ein erzwungener Treffer kann ebenso schaden wie ein zusätzlicher Datensatz.
Die Importdatei bereinigen
Prüfen Sie die gewählte Kennung in der Datei: Ist sie leer, kommt sie mehrfach vor, haben Zeilen mit derselben Kennung widersprüchliche Werte? Entscheiden Sie diese Fälle vor dem Hochladen. Bei wiederholten Kontaktzeilen kann eine bereinigte Zeile mit den gewünschten aktuellen Kontaktwerten genügen; eigenständige Anfragen müssen erhalten bleiben.
Gleichen Sie die Datei mit vorhandenen Datensätzen ab. Dokumentieren Sie, welche vorhandenen Werte überschrieben werden dürfen. Das Verhalten leerer Zellen hängt vom Importwerkzeug ab.
Befund / Ausgang vor dem Import
- Kennung trifft eindeutig auf einen vorhandenen Datensatz
- Gezielt aktualisieren
- Kennung ist neu und plausibel
- Neuen Datensatz anlegen
- Kennung fehlt oder verweist auf mehrere mögliche Treffer
- Zur Klärung zurückhalten
- Dieselbe Kennung steht mehrfach mit widersprüchlichen Angaben in der Datei
- Werte fachlich bereinigen
Verhalten bei verschiedenen Kennungsbedingungen beim Import
- Kennung trifft eindeutig auf vorhandenen Datensatz
- Gezielt aktualisieren
- Kennung ist neu und plausibel
- Neuen Datensatz anlegen
- Kennung fehlt oder mehrdeutig
- Zur Klärung zurückhalten
- Doppelte Kennung mit widersprüchlichen Werten
- Fachlich bereinigen
Die Kennungsregel des Werkzeugs prüfen
HubSpot kann Kontakte beim Import anhand der E-Mail-Adresse, der Record ID oder einer geeigneten eigenen Eigenschaft mit eindeutigen Werten zuordnen. Prüfen Sie Zeilen ohne eindeutige Kennung besonders sorgfältig und wählen Sie die Importart passend zum beabsichtigten Ergebnis.
Ein HubSpot-Kontaktimport ohne E-Mail-Adresse oder andere eindeutige Kennung legt jede Zeile als neuen Kontakt an. Diese Regeln gelten für den dokumentierten HubSpot-Import, nicht für jedes CRM.
Das Ergebnis abgleichen
Vergleichen Sie die vorgesehenen neuen und aktualisierten Datensätze mit dem Importergebnis. Prüfen Sie Fehlerzeilen und ausgewählte Zielkontakte samt zugehörigen Vorgängen. Eine erfolgreich hochgeladene Datei belegt noch nicht, dass jede Zeile den richtigen Datensatz getroffen hat.
Korrigieren Sie bei einem Fehler nur die betroffenen Zeilen anhand des tatsächlichen Zielzustands. Eine ungeprüfte Wiederholung der ganzen Datei kann neue Dubletten erzeugen oder inzwischen geänderte Werte überschreiben. Halten Sie die verwendete Kennungsregel und die geklärten Ausnahmefälle für den nächsten Import fest.
