Leads nach Region und Produktinteresse verteilen

Eine Zuständigkeitsmatrix verbindet jede gültige Kombination aus Region und Produktinteresse mit einem festgelegten Ausgang. Fehlt ein Wert, passen mehrere Regeln oder ist eine Kombination nicht gepflegt, muss die Anfrage zur Klärung gehen.

Beide Angaben eindeutig definieren

„Region“ kann den Unternehmenssitz, den Einsatzort oder den gewünschten Betreuungsmarkt meinen. Wählen Sie für die Zuweisung einen Bezug und dokumentieren Sie ihn.

Eine Postleitzahl hilft nur mit einer gepflegten Gebietsregel. Bei Anfragen aus mehreren Ländern kann auch ein Länderfeld nötig sein.

Für das Produktinteresse sind definierte Auswahlwerte leichter zuzuordnen als freier Text. Bei mehreren Interessen entscheiden Sie, ob ein federführendes Thema angegeben wird, eine feste Priorität gilt oder jemand den Fall prüft.

Halten Sie fest, welche Werte für die konkrete Anfrage maßgeblich waren. Ein später geändertes Kontaktfeld muss nicht mehr deren ursprüngliches Interesse beschreiben. Bei mehreren Anfragen derselben Person sollte die Entscheidung pro Vorgang nachvollziehbar bleiben.

Eine Matrix mit klaren Ausgängen bauen

Die Gebiete und Produkte sind Beispiele. Prüfen Sie in der eigenen Matrix jede Gebietsgrenze und jede Formularoption.

Die beiden Prüfzeilen können gleichzeitig zutreffen; sie führen bewusst zum selben Ausgang. Wo unterschiedliche Zuständigkeiten passen, brauchen Sie eine Vorrangregel oder überschneidungsfreie Bedingungen.

Auch ein neuer Formularwert muss einen sichtbaren Ausgang erhalten.

Entscheiden Sie, ob der Ausgang eine Person oder einen Arbeitsvorrat einer Gruppe bezeichnet. Bei einer Gruppe braucht es eine Regel zur Übernahme; bei einer Person sind Abwesenheit und bestehende Eigentümerschaft zu beachten. Pflegen Sie fachliche Gebietsregeln möglichst unabhängig von einzelnen Namen.

Die Matrix im Workflow abbilden

Ein Workflow kann zunächst benötigte Werte prüfen, dann eine Kombination auswählen und schließlich einen Eigentümer setzen oder eine Aufgabe anlegen. Verzweigungen senden eingeschriebene Datensätze abhängig von bestimmten Bedingungen auf verschiedene Pfade.

Datensätze müssen die Verzweigungskriterien erfüllen, bevor sie den Zweig erreichen. Für Werte, die beim Einschreiben möglicherweise noch nicht befüllt sind, empfiehlt HubSpot eine Verzögerung von fünf Minuten am Anfang des Workflows. Richten Sie für Fälle ohne passende Zuordnung ausdrücklich einen Klärungsweg ein.

HubSpots Aktion zum Rotieren von Datensatzeigentümern kann unter bestimmten Nutzern oder geeigneten Mitgliedern eines ausgewählten Teams verteilen. Sie setzt passende Sales- oder Service-Hub-Abonnements sowie kostenpflichtige Nutzerplätze voraus. In einem ausgewählten Team sind nur Hauptteammitglieder mit einem zugewiesenen Sales- oder Service-Hub-Professional- oder -Enterprise-Platz zuweisbar; gibt es keinen geeigneten Nutzer, wird kein Eigentümer zugewiesen.

Beim Zuweisen von Ticket- oder Lead-(BETA-)Datensätzen sind zusätzliche Verteilungsoptionen verfügbar, etwa Lastverteilung, Round Robin und Zufallsverteilung. Beim Zuweisen von Leads muss die Einstellung „Sync lead owner with contact or company owner“ deaktiviert werden. Ob eine Region fest zugeordnet oder innerhalb eines Teams verteilt wird, ist eine fachliche Entscheidung.

Voraussetzungen für die Rotationszuweisung in HubSpot

Grenzfälle prüfen

Gehen Sie jede Matrixzeile mit einem passenden Fall durch. Ergänzen Sie Grenzpostleitzahlen, zwei Interessen, ein fehlendes Land, einen bereits zugewiesenen Vorgang und einen neuen Produktwert. Notieren Sie jeweils das erwartete Ziel oder die Prüfstrecke.

Kontrollieren Sie bei der späteren Ausführung den tatsächlichen Eigentümer und gegebenenfalls die Aufgabe im Zielsystem. Ein plausibler Zweig im Editor bestätigt die fachliche Zuordnung noch nicht.