Auslöser und Bedingungen in Marketing-Workflows

Ein Auslöser bestimmt, wann ein Workflow startet. Bedingungen bestimmen, welche Datensätze aufgenommen werden und welchen Weg sie später nehmen. Getrennt beschrieben lässt sich erklären, warum eine Aktion ausbleibt.

Start, Aufnahme und Verzweigung festlegen

Eine Veranstaltungsanmeldung: Die Formularübermittlung ist der Anlass. Eine Aufnahmebedingung kann die gemeinte Veranstaltung festlegen. Später unterscheidet eine Verzweigung zwischen vollständigen und unvollständigen Angaben.

Legen Sie für jede Bedingung fest, wann ihr Wert gelten soll. Ein Kontaktfeld kann sich nach der Anmeldung ändern. Soll die ursprüngliche Auswahl zählen, muss sie der konkreten Anmeldung zugeordnet bleiben. Soll der aktuelle Wert zählen, gehört die Prüfung an den späteren Entscheidungspunkt.

In HubSpot werden zusätzliche Filter für einen ereignisbasierten Eintritt beim Ereignis geprüft. Eine spätere Feldänderung bewertet dieses Ereignis nicht erneut.

Bedingungen einer Wenn-dann-Verzweigung werden dagegen geprüft, wenn der Datensatz den Zweig erreicht. Das ist HubSpot-Verhalten; andere Werkzeuge können anders arbeiten. Die verfügbaren Auslöser hängen zudem von Produktzugang und Berechtigungen ab.

Schritte zur korrekten Einrichtung von Auslösern und Bedingungen in Marketing-Workflows

Für jeden Grenzfall einen Ausgang bestimmen

Formulieren Sie Bedingungen mit beobachtbaren Werten. „Interessierte Kontakte weiterführen“ ist unklar. „Bei Interesse am Thema Produktion diesen Weg wählen; bei fehlendem Wert zur Klärung geben“ lässt sich prüfen. Wenn mehrere Zweige passen könnten, legen Sie ihre Reihenfolge fest oder machen Sie die Bedingungen überschneidungsfrei.

Behandeln Sie einen fehlenden Wert ausdrücklich. Je nach Feld und Werkzeug kann „nicht Produktion“ auch unbekannte Werte erfassen; es ist daher nicht ohne Prüfung gleichbedeutend mit einer ausdrücklich gewählten Alternative.

Prüfliste für robuste Marketing-Workflow-Regeln

Ereigniszeitpunkt und bestehende Datensätze berücksichtigen

In HubSpot lösen Ereignis-Auslöser nur dann eine Aufnahme aus, wenn das Ereignis eintritt, nachdem der Workflow eingeschaltet wurde. Soll der Ablauf auch bereits vorhandene Datensätze erfassen, empfiehlt HubSpot dafür einen Filter-Auslöser mit Aufnahme der Datensätze, die die Kriterien schon erfüllen, oder eine manuelle Aufnahme.

Bei einem Ereignis-Auslöser muss der Datensatz bereits bestehen, wenn das Ereignis eintritt. Wird etwa ein Kontakt erst nach einem benutzerdefinierten Ereignis angelegt, führt dieses frühere Ereignis nicht nachträglich zur Aufnahme des Kontakts.

Für HubSpot sind zum Erstellen und Bearbeiten von Workflows Super-Admin- oder Workflow-Berechtigungen erforderlich. Ein Workflow kann bis zu 250 Filter für die Aufnahmekriterien enthalten. Welche Auslöser verfügbar sind, kann außerdem von den Berechtigungen abhängen: Ohne Formularberechtigung wird beispielsweise der Auslöser für Formularübermittlungen nicht angezeigt.

Unterschiede zwischen Ereignis- und Filter-Auslösern in HubSpot

Wichtige technische Grenzen in HubSpot-Workflows

Zweige auf eindeutige Werte ausrichten

HubSpot verlangt, dass ein Datensatz die Kriterien eines Zweigs exakt erfüllt. Schreibweise, Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Format müssen übereinstimmen; „CA“ erfüllt daher keinen Zweig, dessen Wert „California“ lautet. Prüfen Sie bei jeder Verzweigung, welche konkreten Feldwerte tatsächlich verglichen werden.

Wenn ein Feld beim Eintritt noch leer sein kann, empfiehlt HubSpot eine Verzögerung von fünf Minuten am Workflow-Anfang. Dasselbe wird vor einem Zweig empfohlen, wenn dessen Kriterium von einem früheren Schritt abhängt, etwa einer Formularaktualisierung oder einer Interaktion mit zuvor versendeten Inhalten.

Bei Kriterien auf Grundlage von Seitenaufrufen empfiehlt HubSpot eine Verzögerung von 80 Minuten vor dem Zweig, damit Analysewerte aktualisiert werden können. Geht es darum, dass mehrere Eigenschaften bereits befüllt sein müssen, können diese Eigenschaften auch in die Aufnahmebedingungen aufgenommen werden, damit der Datensatz nicht vorzeitig in den Ablauf oder einen Zweig gelangt.

Ein Vergleich „Wert entspricht“ kann bei einem Mehrfachauswahlfeld anders ausfallen als erwartet: Hat ein Datensatz mehrere Werte, führt er in HubSpot nicht zwingend in einen Zweig für einen einzelnen Wert, sondern in den Pfad, für den keine Bedingung erfüllt ist. Für Mehrfachauswahlen nennt HubSpot stattdessen eine Wenn-dann-Verzweigung mit dem Kriterium „ist einer von“.

Vorteile und Risiken bei Mehrfachauswahlfeldern in Verzweigungen

Wiederaufnahme konkret regeln

In HubSpot ist eine erneute Aufnahme erst möglich, nachdem der Datensatz den Workflow verlassen hat oder manuell daraus entfernt wurde. Danach muss er einen ausgewählten Wiederaufnahme-Auslöser erneut erfüllen oder manuell aufgenommen werden.

Wiederholung und Ende mitplanen

Ein zweites Signal derselben Person kann eine neue Anfrage oder eine doppelte Übertragung sein. Halten Sie fest, woran ein eigenständiger Vorgang zu erkennen ist und wann erneut gehandelt werden darf. Die Kontaktkennung allein beantwortet das nicht immer.

Bestimmen Sie auch, wann der Ablauf enden oder eine weitere Aktion unterbleiben soll, etwa nach einer Stornierung. Prüfen Sie am relevanten Entscheidungspunkt, ob die Stornierung vorliegt; wenn ja, führen Sie den Datensatz zu einem Endpunkt ohne weitere Workflow-Aktionen. So ist der Endfall als Bedingung mit einem eindeutigen Ausgang festgelegt.

Gehen Sie den Entwurf anhand von fünf Fällen durch: gültiges Ereignis, fehlender Wert, später geänderter Wert, zwei passende Zweige und wiederholtes Ereignis. Notieren Sie den erwarteten Weg.