Schnittstellen
Teil von Datenqualität vor Marketing-Automatisierung
Kontaktfelder zwischen Systemen vereinheitlichen
So vereinbaren Sie Bedeutung, Werte, Änderungsrichtung und Konfliktregeln für Kontaktfelder, die zwischen Systemen übertragen werden.
Vereinheitlichen Sie Kontaktfelder nach ihrer Bedeutung, nicht nach ähnlich klingenden Namen. Für jedes übertragene Feld muss feststehen, welche Information es enthält, welche Werte gültig sind, welches System führt und was bei einem Konflikt geschieht. Diese Vereinbarung sollte auch nach Änderungen an Formularen oder Integrationen gelten.
Eine Feldvereinbarung erstellen
Erfassen Sie die Felder, die Ihre verbundenen Abläufe tatsächlich nutzen. Notieren Sie Quell- und Zielfeld, Datentyp, erlaubte Werte, führendes System, Übertragungsrichtung und die Person, die Änderungen freigibt. Trennen Sie dauerhafte Kontaktangaben von Werten einer einzelnen Anfrage.
Frage / Beispiel einer Festlegung
- Was bedeutet das Feld?
- „Interesse“ bezeichnet das Thema dieser Anfrage
- Wo liegt der maßgebliche Wert?
- Bei der Anfrage, nicht im zuletzt geänderten Kontaktprofil
- Welche Werte sind erlaubt?
- Gepflegte Themenkennungen
- Was geschieht bei leerem Wert?
- Vorhandenen Zielwert nicht ohne ausdrückliche Regel entfernen
Prüfen Sie für jedes Feld, ob die Datentypen von Quelle und Ziel zusammenpassen und die Verbindung die gewünschte Übertragungsrichtung unterstützt.
Vergleich von Feldzuordnungen: Quelle vs. Ziel
- Feldbezeichnung (Quelle)
- Interesse
- Feldbezeichnung (Ziel)
- Anfrage-Thema
- Datentyp
- Auswahlliste (Enumeration)
- Gültige Werte
- Beratung, Produktanfrage, Support-Anfrage
- Führendes System
- Formular (Anfrage)
- Übertragungsrichtung
- Einweg (von Formular nach CRM)
Gespeicherte Werte vergleichen
Vergleichen Sie bei Auswahllisten die gespeicherten Werte beider Systeme. Eine sichtbare Option „Beratung“ kann intern eine andere Kennung tragen als die entsprechende CRM-Option. Halten Sie jede zulässige Zuordnung fest. Ein unbekannter Wert braucht einen eigenen Ausgang, damit keine fachlich falsche Standardoption eingetragen wird.
HubSpot unterscheidet bei Auswahleigenschaften zwischen Beschriftung und internem Wert. Nach dem Speichern lässt sich der interne Optionswert nicht einfach ändern. Beim Zusammenführen von Optionen werden bestehende Datensätze angepasst; Segmente, Workflows und Filter mit dem alten Wert werden jedoch nicht automatisch aktualisiert. Prüfen Sie solche Verbraucher, bevor Sie Optionen ändern.
Schritte zur sicheren Feldsynchronisation
- Felder identifizierenAlle übertragenen Felder aus Formularen und CRM erfassen
- Wertebereiche prüfenGespeicherte Werte in beiden Systemen vergleichen
- Interne Kennungen abgleichenBeschriftung und interner Wert bei Auswahllisten unterscheiden
- Änderungen testenNeue Optionen vorher in Testkontakten prüfen
- Verbraucher überprüfenSegmente, Workflows und Filter auf alte Werte prüfen
Richtung und Konflikte festlegen
Wenn beide Systeme Werte ändern können, bestimmen Sie für jedes Feld, welcher Wert bei einem Konflikt gilt. Die Antwort kann je Feld anders ausfallen. Eine Formularantwort zu einer Anfrage sollte nicht unbemerkt einen gepflegten Kontaktwert ersetzen. Ein später geänderter Kontaktwert muss umgekehrt nicht die frühere Anfrage umdeuten.
Bei HubSpot Data Sync steuern Feldzuordnungen unter anderem Richtung und Konfliktbehandlung. Eigene Zuordnungen erfordern Data Hub Starter oder höher. Nicht jede Dropdown-Eigenschaft lässt sich bidirektional synchronisieren; schreibgeschützte Felder und Grenzen der verbundenen App können die Richtung einschränken. Prüfen Sie die konkrete Verbindung, bevor Sie beidseitige Pflege vorsehen.
Bidirektionale Synchronisation: Vor- und Nachteile
- Vorteile
- Aktualisierungen in beiden Systemen werden automatisch übernommen; bessere Datenkonsistenz
- Nachteile
- Höherer Konfliktrisiko; erfordert klare Konfliktregeln; nicht für alle Feldtypen möglich
Leere Werte und Änderungen regeln
Legen Sie fest, ob eine leere Quelle „unbekannt“, „unverändert lassen“ oder „Wert entfernen“ bedeutet. Entscheiden Sie auch, was mit vorhandenen Datensätzen geschieht, wenn eine Option entfällt oder ein Feld neu zugeordnet wird. Eine geänderte Regel korrigiert alte Werte nicht von selbst.
Laut HubSpot werden Änderungen an Enumerationsoptionen nicht mit bestehenden Formularen (außer Legacy-Formularen) synchronisiert. Gehen Sie vor einer Änderung einen neuen Kontakt, einen bestehenden Kontakt mit abweichendem Wert, eine leere Quelle und einen unbekannten Auswahlwert durch.
Halten Sie die erwarteten Zielwerte und das Änderungsdatum fest. So lässt sich später erkennen, welche Regel für einen übertragenen Wert galt.
Prüfliste vor Änderung von Auswahloptionen
- Testkontakt mit neuem Wert erstellenÜberprüfung der neuen Option im Live-Fluss
- Bestehender Kontakt mit abweichendem Wert testenSicherstellen, dass keine unerwünschte Überschreibung erfolgt
- Leere Quelle simulierenRegel für „kein Wert“ festlegen (z. B. unbekannt oder unverändert lassen)
- Unbekannten Auswahlwert testenEigener Ausgangspunkt definieren, um falsche Standardwerte zu vermeiden
- Änderungsdatum und Regel dokumentierenFür Nachvollziehbarkeit und Audits
