Freigaben
Teil von Einwilligungen in automatisierten Abläufen
Berechtigungen unmittelbar vor dem Versand prüfen
Prüfen Sie Adresse, Kanal, Werbezweck und aktuellen Berechtigungsstand möglichst spät vor der Übergabe einer Werbenachricht.
Entscheiden Sie für jede konkrete Werbenachricht unmittelbar vor der Übergabe an das sendende System: freigeben oder zurückhalten. Prüfen Sie dafür Adresse, Kanal, Werbezweck, werbendes Unternehmen sowie den neuesten Berechtigungs- und Widerspruchsstand.
Geben Sie nur frei, wenn die konkrete Nutzung von einer gültigen Grundlage gedeckt ist und keine entgegenstehende Information vorliegt. Bei fehlendem, unklarem oder widersprüchlichem Status bleibt die Nachricht zurück; ein Prüf- oder Abruffehler ist keine Zustimmung.
Die konkrete Sendung beurteilen
Fragen Sie: Darf dieses Unternehmen jetzt diese Werbung über diesen Kanal an diese Adresse senden? Bei einer Einwilligung muss die konkrete Nutzung vom nachweisbaren Umfang gedeckt sein.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt die DSGVO eine Rechtsgrundlage. Dazu zählen unter anderem Einwilligung und berechtigte Interessen; bei berechtigten Interessen ist zu prüfen, ob die Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.
Für die konkrete Werbenachricht ist außerdem § 7 UWG zu berücksichtigen. Prüfen Sie die datenschutzrechtliche Grundlage und die Zulässigkeit der konkreten Ansprache getrennt.
Befund vor der Übergabe / Ausgang für die Werbenachricht
- Gültige, belegte Einwilligung deckt die Nutzung; keine entgegenstehende Erklärung
- Nach den übrigen Versandkontrollen freigeben
- Voraussetzungen der Bestandskunden-Ausnahme sind für die konkrete E-Mail belegt; kein Widerspruch
- Nach den übrigen Versandkontrollen freigeben
- Einwilligung unbestätigt, widerrufen oder für diese Nutzung nicht passend
- Nicht senden
- Widerspruch gegen die betroffene Direktwerbung
- Nicht senden
- Benötigter Status unbekannt, widersprüchlich oder nicht abrufbar
- Zurückhalten und klären
Die Tabelle ist eine Entscheidungsregel, keine zugesicherte Funktion eines Versandprodukts. Ein Fehler bei der Abfrage darf nicht als Zustimmung gelten.
Entscheidungsregel für die Freigabe einer Werbenachricht
- Befund vor der Übergabe
- Gültige, belegte Einwilligung deckt die Nutzung; keine entgegenstehende Erklärung
- Ausgang für die Werbenachricht
- Nach den übrigen Versandkontrollen freigeben
- Befund vor der Übergabe
- Voraussetzungen der Bestandskunden-Ausnahme sind für die konkrete E-Mail belegt; kein Widerspruch
- Ausgang für die Werbenachricht
- Nach den übrigen Versandkontrollen freigeben
- Befund vor der Übergabe
- Einwilligung unbestätigt, widerrufen oder für diese Nutzung nicht passend
- Ausgang für die Werbenachricht
- Nicht senden
- Befund vor der Übergabe
- Widerspruch gegen die betroffene Direktwerbung
- Ausgang für die Werbenachricht
- Nicht senden
- Befund vor der Übergabe
- Benötigter Status unbekannt, widersprüchlich oder nicht abrufbar
- Ausgang für die Werbenachricht
- Zurückhalten und klären
Die Zeitlücke zum tatsächlichen Versand kennen
Führen Sie die letzte Statusprüfung nach einer Wartezeit und nach der endgültigen Empfängerauswahl durch, so nah wie möglich an der Übergabe. Eine frühere Prüfung kann veralten, wenn sich der Berechtigungsstand danach ändert.
Erfassen Sie den Zeitpunkt der letzten Prüfung und den tatsächlichen Versandzeitpunkt. Die verbleibende Zeitlücke ergibt sich aus der Differenz zwischen diesen beiden Zeitpunkten; bei getrennter Übergabe können Sie sie in Prüfung bis Übergabe und Übergabe bis Versand aufteilen.
Wird eine Liste vorab an den Versanddienst übergeben, klären Sie, bis wann Ausschlüsse dort noch greifen. Ist eine aktuelle Einzelprüfung im sendenden System nicht möglich, gleichen Sie die Liste möglichst spät ab; ein später eingehender Widerspruch verhindert eine bereits übergebene Nachricht nicht automatisch.
Ob ein bereits angenommener Auftrag noch gestoppt werden kann, lässt sich nur für den konkreten Versandweg feststellen.
Die Entscheidung nachvollziehen
Dokumentieren Sie sparsam den Prüfzeitpunkt, den maßgeblichen Berechtigungsstand und die Entscheidung: freigegeben oder zurückgehalten. Halten Sie auch Übergabe- und, soweit bekannt, Versandzeitpunkt fest, damit die verbleibende Zeitlücke nachvollziehbar ist.
Eine Freigabe belegt keine Zustellung. Bleibt die Übergabe unklar, prüfen Sie den Auftrag im Versanddienst, bevor Sie ihn erneut auslösen.
