Kampagnenentscheidungen revisionsfähig dokumentieren

Für eine spätere Prüfung muss sich rekonstruieren lassen, welche Kampagnenfassung geprüft wurde, wer wann entschieden hat und welche Fassung tatsächlich versendet wurde. Revisionsfähige Unterlagen müssen vollständig, unverändert, nachvollziehbar, verfügbar und auffindbar bleiben.

Wo Kampagnenunterlagen steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, sind die GoBD sowie einschlägige Regeln wie § 147 AO und § 257 HGB zu beachten. Welche Unterlagen darunter fallen, ist nach ihrer Funktion einzuordnen; eine einheitliche Frist für jede Kampagnenentscheidung folgt daraus nicht.

Einen vollständigen Entscheidungssatz speichern

Verbinden Sie jede Entscheidung mit Kampagnen-ID, eindeutiger Versionskennung, entscheidender Person oder Rolle und Zeitpunkt. Halten Sie außerdem Ergebnis und gegebenenfalls Begründung fest.

Bewahren Sie die geprüften Inhalte und wesentliche Versandparameter auf: Zielgruppe, Kanal, Angebot und geplanter Termin. Ein Link zu einem veränderlichen Entwurf reicht dafür nicht; Änderungen müssen als neue, unterscheidbare Version erhalten bleiben.

Ein Protokolleintrag lässt sich so aufbauen: Kampagnen-ID; Versionskennung; geprüfter Inhalt; entscheidende Person oder Rolle; Zeitpunkt; Ergebnis; Begründung; Zielgruppe; Kanal; Angebot; geplanter Termin; Versandstatus. Damit lässt sich die Entscheidung mit der versendeten Fassung abgleichen.

Der Proof Approval Report in Adobe Workfront kann unter anderem Decision Date, Approver Stage, Workflow Template, Awaiting decision und Proof deadline anzeigen. Awaiting decision bezieht sich auf die neueste Version und zeigt nur unter den im Bericht genannten Bedingungen eine ausstehende Entscheidung an; Proof deadline wird nur befüllt, wenn jede Stufe eine Frist hat.

Für Bücher und Aufzeichnungen gelten in den genannten Aufbewahrungskategorien 10 Jahre, für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 8 Jahre und für empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres des jeweils maßgeblichen Vorgangs; ordnen Sie Kampagnenunterlagen deshalb erst ihrer Kategorie und Pflicht zu.

Der Workfront-Bericht stellt einzelne Entscheidungs- und Workflow-Felder bereit, belegt damit aber nicht automatisch, dass ein vollständiger Entscheidungssatz samt allen geprüften Inhalten exportiert wird. Prüfen Sie den tatsächlichen Export in Ihrer Umgebung.

Kommentare und Entscheidungen trennen

Ein Kommentar wie „Bitte Preis prüfen“ ist weder Ablehnung noch Zustimmung. Verwenden Sie fest definierte Entscheidungswerte, etwa freigeben, überarbeiten oder ablehnen, und halten Sie Kommentare getrennt davon fest.

Wenn eine Freigabe unter einer Bedingung möglich ist, dokumentieren Sie, wer die Bedingung kontrolliert und ob eine neue Entscheidung erforderlich ist. Die Bedeutung der Entscheidungswerte und dieser Regel legt die Organisation fest.

In Adobe Workfront können Prüfer im Proofing Viewer Kommentare und Markierungen an Dokumenten anbringen. Bei Unified Approvals stehen Teilnehmende in der Dokumentzusammenfassung; SOCD-Angaben in der Dokumentliste beziehen sich auf Proofing und zeigen nicht den Entscheidungsstatus des Dokuments.

Automatisierte Workflows in Workfront können Prüfungen in aufeinanderfolgenden oder parallelen Stufen mit Abhängigkeiten abbilden. Für Stufen lassen sich unter anderem Fristen, Sperren, entscheidende Personen und Sichtbarkeitseinstellungen festlegen; private Stufen sind nur für die jeweils berechtigten Personen sichtbar.

Nach einer inhaltlichen Änderung gehört die alte Entscheidung zur alten Version. Workfront ermöglicht eine neue Proof-Version und zeigt Informationen zu früheren Versionen und Teilnehmenden in der Dokumentzusammenfassung.

Unterschied zwischen Kommentaren und Entscheidungen in Adobe Workfront

Zugriff und Auffindbarkeit prüfen

Begrenzen Sie den Zugriff auf Entwürfe, Kommentare und Kundensegmente nach Aufgabe. Zugleich müssen befugte Personen den Entscheidungsverlauf später über Kampagnen-ID und Versionskennung wiederfinden können.

Ein nachvollziehbarer Verlauf hält relevante Vorgänge mit Person und Zeitpunkt fest, etwa Ansicht, Indexierung, Export oder Übergabe in einen Workflow. Bei der Langzeitarchivierung sind WORM-Speicher und kryptografische Verfahren Beispiele für technische Maßnahmen gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen.

Prüfen Sie in einem Export einer abgeschlossenen Kampagne, ob geprüfte Fassung, Entscheidung, Zeitpunkt und Versandstatus zusammen lesbar sind. Der Workfront-Bericht kann zusätzlich Stufen und Fristen zeigen; ein Bindestrich im Feld Approver Decision bedeutet, dass die Person nicht mehr in einer entscheidenden Rolle für den Proof ist.

Enthalten Kommentare personenbezogene Daten, müssen Datenschutz und Aufbewahrung gemeinsam betrachtet werden. Die DSGVO verlangt die Löschung personenbezogener Daten, wenn der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt; mögliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen.