Entwürfe an die zuständige Person weiterleiten

Automatische Weiterleitung spart Zeit nur, wenn der Entwurf bei der entscheidungsberechtigten Person landet. Bauen Sie die Regel daher auf Zuständigkeiten auf, nicht auf eine zufällige Verteilerliste.

Die Zuordnung vor dem Versand klären

Erfassen Sie je Kampagnentyp Marke, Markt, Kanal, Verantwortungsbereich und Vertretung. Klären Sie pro Kombination, wer Inhalt und Angebot prüft und wer den Versand entscheidet. Beide Aufgaben können bei derselben Person liegen, müssen aber nicht. Eine Rückfrage an eine allgemeine Gruppenadresse ist keine Freigabe.

Verknüpfen Sie die Freigabeaufgabe mit einer festen Entwurfsversion. Die Benachrichtigung zeigt Betreff, Zweck, Zielgruppe, geplanten Termin und eine Vorschau. Der Entscheider benötigt Zugang zur vollständigen Fassung. Senden Sie keine Kopie, die später stillschweigend geändert wird.

Ausnahmen sichtbar behandeln

Für fehlende Zuständigkeit braucht die Regel einen klaren Weg: Prüfwarteschlange, benannte Koordination und Frist. Leiten Sie nicht an den ersten verfügbaren Nutzer weiter. Hinterlegen Sie eine Vertretung für Abwesenheit und dokumentieren Sie den Wechsel. Adobe Workfront nennt gestufte und parallele Prüfungen als mögliches Systemmodell; ob Ihr Werkzeug eine Rolle, Gruppe oder konkrete Person adressiert, prüfen Sie in dessen Konfiguration.

Testen Sie mindestens diese Fälle mit Entwürfen ohne echten Versand: normaler Markt, neuer Markt, fehlende Marke, abwesender Entscheider und zwei gleichzeitig zuständige Teams. Prüfen Sie den Eingang aus Empfängersicht und den offenen Status aus Sicht des Kampagnenverantwortlichen.

Eine Weiterleitung gelingt erst, wenn jemand die Aufgabe übernehmen kann. Bleibt ein Entwurf liegen, unterscheiden Sie falsche Regel, fehlende Berechtigung und ausbleibende Entscheidung. Diese Ursachen erfordern unterschiedliche Korrekturen. Halten Sie Regelbesitzer und Änderungsdatum fest, damit sich eine falsche Route später nachvollziehen lässt.

Vergleich: Korrekte vs. fehlerhafte Weiterleitungspraxis

Prüfliste für Testfälle bei automatischer Weiterleitung