Freigaben
Teil von Versionen von Marketing-Workflows verwalten
Einen laufenden Ablauf in einer Testversion ändern
So bereiten Sie die Änderung eines laufenden Ablaufs getrennt vor und entscheiden über Tests, Aktivierung und bereits aktive Kontakte.
In HubSpot lässt sich eine Änderung über einen Klon vorbereiten: Dabei entsteht ein neuer Workflow, keine Version innerhalb des laufenden Ablaufs. Prüfen Sie die Kopie an Datensätzen und entscheiden Sie vor dem Einschalten, welche davon aufgenommen werden sollen.
Die Änderung eingrenzen
Beschreiben Sie für denselben Fall den bisherigen und den gewünschten Ausgang. Beispiel: Eine Anfrage mit unbekanntem Produktwert soll künftig zur Klärung gehen statt eine Aufgabe bei Team A auszulösen.
Prüfen Sie, welche Eintrittsregeln, Zweige, Aktionen und gemeinsam verwendeten Segmente, Nachrichten oder Verbindungen den Weg beeinflussen. Legen Sie für einen unveränderten Fall, einen geänderten Fall und einen Grenzfall den erwarteten Weg fest.
Ordnen Sie Kontakte danach ein, ob sie neu eintreten, vor der geänderten Stelle stehen oder sie bereits passiert haben. Halten Sie auch den geplanten Aktivierungszeitpunkt und die betroffenen Gruppen fest.
Einen Entwurf oder eine Kopie vorbereiten
HubSpot beschreibt das Klonen als Ausgangspunkt für einen neuen Workflow. Zum Klonen benötigen Sie die Berechtigung Edit für Workflows oder Super-Admin-Rechte; zum Veröffentlichen sind Publish-Berechtigungen nötig.
Öffnen Sie in Ihrem HubSpot-Konto More und dann Automation > Workflows. Wenn More nicht angezeigt wird, navigieren Sie direkt zu Automation > Workflows; fahren Sie über den gewünschten Workflow, klicken Sie auf Clone, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie erneut auf Clone.
Prüfen Sie in der Kopie die Eintrittsregeln und Verbindungen im Verhältnis zum laufenden Workflow. So können Sie vor dem Einschalten beurteilen, ob beide Workflows dieselben Datensätze aufnehmen könnten.
Workflows mit mehr als 500 Aktionen können beim Klonen Probleme bereiten. Reduzieren oder teilen Sie den Workflow gegebenenfalls vor dem Klonen oder erstellen Sie ihn manuell neu.
Schritte zur sicheren Änderung eines laufenden Workflows in HubSpot
- Klonen des WorkflowsÖffnen Sie Automation > Workflows, klicken Sie auf 'Clone' und geben Sie einen neuen Namen ein.
- Prüfen der Eintrittsregeln und VerbindungenVergleichen Sie die Kopie mit dem laufenden Workflow, um sicherzustellen, dass beide dieselben Datensätze aufnehmen könnten.
- Testen mit realen DatensätzenVerwenden Sie 'Test criteria' und 'Simulate' unter Automation > Workflows, um den Weg eines Datensatzes zu prüfen.
- Entscheidung über AktivierungWählen Sie, ob bereits vorhandene Kontakte erneut aufgenommen werden sollen – nur bei Bedarf und sorgfältiger Abwägung.
- Freigabe und ÜberwachungAktivieren Sie die Kopie erst nach positiver Prüfung; überwachen Sie den Ablauf im Live-Betrieb.
Wege prüfen und Aktivierung entscheiden
HubSpot bietet zwei Prüfungen: Test criteria zeigt, welche Eintrittskriterien ein Datensatz erfüllt; Test simuliert, wie ein Datensatz nach der Aufnahme durch den Workflow läuft. Öffnen Sie die Kopie unter Automation > Workflows, wählen Sie einen Datensatz und prüfen Sie den automatischen oder manuellen Eintritt sowie den simulierten Weg.
Für die Eintrittskriterien öffnen Sie den Workflow, klicken auf Enrollment triggers, wählen links Test [object] und dann den zu prüfenden Datensatz. Ein grünes Feld zeigt an, dass der Datensatz die Eintrittskriterien erfüllt.
Prüfen Sie die Fälle aus Ihrer Erwartung: unveränderter Ausgang, geänderter Ausgang und Grenzfall; beziehen Sie bei Bedarf auch einen wartenden Kontakt ein. Schalten Sie die Kopie erst ein, wenn die simulierten Wege den erwarteten Ergebnissen entsprechen.
Die Prüfung bezieht sich nur auf die aktuelle Workflow-Fassung. Ein Datensatz, der den Workflow bereits abgeschlossen hat, wird möglicherweise nicht erneut aufgenommen, wenn die Wiederaufnahme nicht aktiviert ist.
Entscheiden Sie beim Einschalten, ob bereits vorhandene passende Datensätze aufgenommen werden sollen. Wählen Sie „Yes, enroll existing objects which meet the trigger criteria as of now“ nur, wenn diese bestehenden Datensätze jetzt eintreten sollen.
Beurteilen Sie außerdem, ob die bisherige Behandlung bereits aufgenommener Kontakte weiterhin vertretbar ist und ob die Eintrittsbereiche von Klon und laufendem Workflow klar sind. Wie Sie Testnachrichten an echte Kunden verhindern, beschreibt der Begleitartikel.
