Freigaben
Teil von Marketing-Automation aufräumen
Eine verständliche Übergabe des Kontos vorbereiten
Eine Kontokarte für aktive Abläufe, Abhängigkeiten, Rechte, Ausnahmen und historische Nachweise erstellen und mit der übernehmenden Person durchgehen.
Die übernehmende Person sollte aus der Übergabe erkennen können, welche Marketing-Automationen produktiv sind, was sie bewirken und wer bei einer Abweichung entscheidet. Dazu braucht sie eine gepflegte Kontoübersicht, passende Zugriffe und den Weg zu einem konkreten Vorgang.
Eine Kontokarte anlegen
Beginnen Sie mit Zweck des Kontos, verantwortlichen Rollen, verwendeten Systemen, produktiven Eingängen und dem Ort der Arbeitsdokumentation.
Listen Sie aktive Abläufe mit stabiler Kennung, fachlichem Zweck, Auslöser, Zielzustand, zuständiger Person und letzter fachlicher Änderung auf. Kennzeichnen Sie stillgelegte Abläufe und den Ort ihrer vorhandenen Nachweise.
Ein möglicher Eintrag lautet: „Beratungsanfrage über Formular F → Aufgabe bei Team T; unklarer Themenwert → Prüfung.“ Ergänzen Sie im tatsächlichen Konto die Kennungen von Formular, Workflow und Zielobjekt.
Prüfliste für die Übergabe des Marketing-Kontos
- Kontokarte erstellenZweck, verantwortliche Rollen, Systeme, Dokumentationsort festhalten.
- Aktive Abläufe auflistenStabile Kennungen, fachlicher Zweck, Auslöser, Zielzustand, letzte Änderung.
- Stillgelegte Abläufe markierenOrt der Nachweise und Begründung dokumentieren.
- Systemabhängigkeit beschreibenFormulare, Segmente, verbundene Apps, Nachrichten identifizieren.
Abhängigkeiten und Zugriffe erklären
Zeigen Sie für wichtige Vorgänge die Kette Eingang → Auswahlregel → Aktion → Zielsystem → Kontrolle. Vermerken Sie Formulare, Nachrichten, Segmente und verbundene Anwendungen, die den Weg beeinflussen.
In HubSpot zeigt die Seite „Connected Apps“ unter anderem den Verbindungsstatus, das Installationsdatum, die installierende Person und – sofern verfügbar – das Datum der letzten Aktivität. Die Angaben können je nach App-Typ variieren. Die fachliche Bedeutung muss das Team erklären.
Übergeben Sie Zugangsdaten nicht in einer frei lesbaren Notiz. Lassen Sie Berechtigte Zugriffe im vorgesehenen Kontoverfahren einrichten und prüfen.
In HubSpot lassen sich Nutzerrechte verwalten; die Übersicht verbundener Apps zeigt, wer eine App installiert hat. Eine neue fachliche Zuständigkeit ändert Nutzerrechte nicht automatisch.
Vorteile und Risiken bei Zugriffsübertragung
- Vorteil: Sicherheit durch kontrollierte Berechtigungen
- Zugänge werden über das vorgesehene System (HubSpot) eingerichtet – keine offenen Notizen.
- Risiko: Automatische Rechteänderung fehlt
- Neue Zuständigkeit erfordert manuelle Anpassung der Nutzerrechte in HubSpot.
Betrieb und Ausnahmen auffindbar machen
Notieren Sie für jeden wichtigen Ablauf, wo Eingang, Workflow-Verlauf und tatsächliches Zielergebnis geprüft werden. Benennen Sie offene Fälle, bekannte Lücken, zuständige Personen und Vertretungen.
Eine selten genutzte Kampagne oder eine App ohne geklärte Betreuung gehört sichtbar in die Übergabe.
Trennen Sie Regelbeschreibung und Ausführungshistorie. HubSpot speichert Aktionsprotokolldaten 90 Tage und historische Aufnahmedaten für workflowbasierte Filter sechs Monate.
Halten Sie fest, an welchem gesonderten Speicherort ältere Nachweise liegen, falls solche vorhanden sind.
Wichtige Daten aus dem HubSpot-Konto
- Protokolldaten erhalten
- 90 Tage
- Historische Filterdaten gespeichert
- 6 Monate
- Verbindungsstatus von Apps
- In HubSpot unter „Connected Apps“ sichtbar
Den Wissensdurchgang vorbereiten
Lassen Sie die übernehmende Person anhand der Unterlagen einen wichtigen Vorgang erklären: Wo kommt er an, welche Regel entscheidet und woran ist die richtige Wirkung zu erkennen? Gehen Sie ebenso den Nachweis zu einem stillgelegten Ablauf durch.
Erfassen Sie Fragen und offene Punkte mit verantwortlicher Person und Termin.
Schritte zur verständlichen Kontoubergabe
- Vorgang erklären lassenDie übernehmende Person erläutert anhand der Unterlagen einen wichtigen Ablauf: Eingang, Regel, Wirkung.
- Stillgelegten Ablauf nachweisenNachweis zu einem deaktivierten Workflow durchgehen und dokumentieren.
- Fragen erfassenOffene Punkte mit zuständiger Person und Termin dokumentieren.
