Webinar-Abläufe automatisieren

Ein automatisierter Webinar-Ablauf verbindet fünf Entscheidungen: Ist die Person für den richtigen Termin registriert? Darf sie noch eine Erinnerung erhalten? Hat das Webinar stattgefunden? Was belegt ihre Teilnahme? Welche Nachbereitung passt dazu?

Legen Sie für jede Entscheidung fest, welches System den maßgeblichen Zustand liefert und welches System die Nachricht versendet.

Den Ablauf am Termin ausrichten

Verwenden Sie eine Webinar-Kennung und bei wiederkehrenden Webinaren die konkrete Sitzung. Ein Kontakt kann mehrere Termine buchen. Das Feld „letztes Webinar“ reicht nicht, um frühere Registrierungen oder wartende Nachrichten zuverlässig zu beurteilen.

Das ist ein Planungsmodell. Die Zustände und Übergänge müssen im verwendeten Werkzeug tatsächlich verfügbar sein.

Registrierung und Versand verbinden

Eine erfolgreiche Formularübermittlung belegt noch keine Registrierung im Webinar-Werkzeug. Vergleichen Sie den Eingang mit dessen Teilnehmerliste und klären Sie, wie die Person ihre Zugangsdaten erhält. Für die Verbindung von HubSpot und Zoom dokumentiert HubSpot eine Workflow-Aktion zur Registrierung.

Das Zoom-Webinar-Zusatzprodukt ist erforderlich. Der beschriebene Registrierungsweg unterstützt nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse als Pflichtfelder; weitere Pflichtfelder im Zoom-Formular lassen ihn scheitern.

Bestimmen Sie für Bestätigung, Erinnerung und Nachbereitung jeweils einen verantwortlichen Versandweg. Zoom bietet eigene E-Mails für registrierungspflichtige Webinare. Zusätzlich eingerichtete Nachrichten aus einem Marketing-System müssen dazu abgestimmt werden, damit derselbe Anlass nicht doppelt bearbeitet wird.

Vorteile und Herausforderungen bei der Integration von HubSpot und Zoom

Berichte für die Nachbereitung planen

Legen Sie vor dem Webinar fest, wer nach dem Ende die benötigten Berichte erstellt. Zoom setzt für den Zugriff den Webinar-Host, einen Administrator oder eine Person mit einer Rolle voraus, die Zugriff auf Nutzungsberichte erlaubt. So ist geklärt, wer die Daten für die Nachbereitung rechtzeitig abrufen kann.

Die Berichte decken unterschiedliche Fragen ab: Registrierungsberichte listen Registrierte samt Registrierungsdetails auf. Leistungsberichte enthalten Kennzahlen zu Registrierung, Teilnahme und Feedback. Frage-und-Antwort-Berichte ordnen Antworten den Fragen zu; Umfrageberichte zeigen die Ergebnisse der Teilnehmenden und Webinar-Umfragen deren Antworten.

Erstellen Sie Teilnehmer-, Leistungs-, Frage-und-Antwort- und Umfrageberichte erst nach Ende des Webinars, damit die während der Sitzung erhobenen Daten enthalten sind. Wurde ein Bericht vor Beginn erstellt, muss er erneut generiert werden. Nur Berichte zu Live-Umfragen können während der Sitzung erstellt werden, nachdem die Umfrage beendet wurde.

Im Zoom-Webportal führt der Abruf über „Berichte“; Kontoinhaber und Administratoren können dafür „Kontoverwaltung“ und anschließend „Berichte“ öffnen. Wählen Sie den passenden Bericht und suchen Sie über den Datumsbereich oder die Webinar-ID. Die Ergebnisse lassen sich als CSV-Datei exportieren; Berichte sind für das vorherige Jahr verfügbar.

Vergleich der Berichte im Zoom-Webportal

Wichtige Daten aus dem Zoom-Webinar-Bericht

Versandvorlagen vor dem Termin vorbereiten

Zoom ermöglicht angepasste E-Mail-Vorlagen für Panelisten, Registrierte, Teilnehmende und Abwesende. Die Bearbeitung setzt ein Pro-, Business-, Education- oder Enterprise-Konto, das Zoom-Webinar-Zusatzprodukt sowie Administratorrechte voraus. Für die Vorlagen werden Kenntnisse in HTML, CSS und FreeMarker benötigt.

Administratoren öffnen im Zoom-Webportal unter „Kontoverwaltung“ die „Kontoeinstellungen“ und dort den Reiter „Webinar“. Im Abschnitt „E-Mails“ führt das erweiterte Vorlagenmenü zur Bearbeitung der jeweiligen Vorlage. Optional lässt sich die Sprache auswählen; jede Sprache verfügt über eigene Vorlagen.

Prüfen Sie Änderungen vor dem Einsatz mit der Vorschau und einer Vorschau-E-Mail an sich selbst. Passt eine Anpassung nicht, kann die Vorlage auf den ursprünglichen Stand zurückgesetzt werden. Für Pro-Konten gilt außerdem: Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails kommen von Zoom, und das Absenderfeld lässt sich nicht ändern.

Vorbereitungscheckliste vor dem Webinar

Vor und nach dem Termin neu entscheiden

Prüfen Sie vor einer Erinnerung, ob die Registrierung und der Termin noch gelten. Für die konkrete Stoppregel bei Absagen siehe den Detailbeitrag.

Kontrollieren Sie beide Sendesysteme, falls Zoom und ein Marketing-System Nachrichten vorbereitet haben. Bereits gesendete Nachrichten bleiben gesendet. Eine Mitteilung über die Absage ist eine eigene Aufgabe.

Werten Sie Teilnahme erst nach dem Webinar anhand des passenden Berichts aus. Zoom trennt Registrierungs- und Teilnehmerberichte; der Teilnehmerbericht kann Beitritt, Austritt und Dauer zeigen.

Verwenden Sie für die Nachbereitung die Zustände teilgenommen, nach abgeschlossenem Abgleich nicht teilgenommen und ungeklärt. Ein fehlender CRM-Eintrag allein belegt keine Abwesenheit: Bei der HubSpot-Zoom-Integration können unter anderem fehlende oder sekundäre E-Mail-Adressen die Kontaktzuordnung begrenzen.

Teilnehmende können eine inhaltliche Fortsetzung erhalten. Bestätigten Abwesenden können Sie einen weiteren Termin oder eine tatsächlich verfügbare Aufzeichnung anbieten.

Legen Sie Inhalt und Versandvoraussetzung je Weg fest. Prüfen Sie den eingerichteten Ablauf später anhand einer gültigen Anmeldung, einer fehlgeschlagenen Registrierung, einer Absage und eines ungeklärten Teilnahmefalls jeweils im Webinar-Werkzeug und im sendenden System.

Nachbereitungsprozess nach dem Webinar