Workflows
Teil von Versionen von Marketing-Workflows verwalten
Änderungen an Workflow-Bedingungen dokumentieren
Dokumentieren Sie alte und neue Workflow-Bedingungen samt Prüfzeitpunkt, Zweigreihenfolge, Grund und geänderten Fällen.
Ein Änderungsvermerk sollte erkennen lassen, warum ein konkreter Vorgang vor und nach der Änderung unterschiedlich entschieden würde. Schreiben Sie die alte und die neue Regel, den Prüfzeitpunkt, die Reihenfolge passender Zweige und die beabsichtigte Wirkung auf. „Zielgruppe angepasst“ genügt dafür nicht.
Die Regeldifferenz festhalten
Beschreiben Sie zuerst die fachliche Änderung, etwa: Anfragen ohne Produktinteresse sollen nicht mehr automatisch Team B zugeordnet werden. Halten Sie danach die verwendeten Feldnamen und gespeicherten Werte aus dem tatsächlichen Workflow fest; die folgende Tabelle zeigt nur ein mögliches Schema.
| Im Vermerk | Beispiel |
|---|---|
| Betroffene Stelle | Verzweigung vor der Aufgabenzuweisung |
| Bisherige Regel | Wert A → Team A; Wert B oder leer → Team B; sonst → Klärung |
| Neue Regel | Wert A → Team A; Wert B → Team B; leer oder anderer Wert → Klärung |
| Grund | Ein leerer Wert belegt kein Interesse an B |
| Prüfzeitpunkt | Wert beim Erreichen der Verzweigung |
| Geänderter Fall | Leerer Wert: zuvor Team B, künftig Klärung |
Die Beispielregel setzt diese Ausgänge ausdrücklich voraus. Prüfen Sie im eigenen Werkzeug, wie leere und unbekannte Werte tatsächlich verglichen werden.
Zeitpunkt und Zweigreihenfolge angeben
Ein Kontaktwert kann sich zwischen Eintritt und Verzweigung ändern. Halten Sie deshalb fest, wann die Bedingung geprüft wird und ob der Wert zur einzelnen Anfrage oder zum aktuellen Kontaktprofil gehört. Dokumentieren Sie bei überlappenden Bedingungen auch deren Reihenfolge.
Datensätze müssen die Verzweigungskriterien exakt erfüllen, bevor sie die Verzweigung im Workflow erreichen; dazu gehören Schreibweise, Groß- und Kleinschreibung, Abstände und Format. Bei einer Verzweigung vom Typ „Wert ist gleich“ auf ein Mehrfachauswahl-Feld mit mehreren Werten läuft der Datensatz über den Zweig „None met“, da keine exakte Übereinstimmung vorliegt.
Die Kriterien müssen vor dem Erreichen der Verzweigung erfüllt sein. Für Werte, die beim Eintritt möglicherweise noch nicht befüllt sind, empfiehlt HubSpot eine Verzögerung von fünf Minuten zu Beginn des Workflows. Auch vor der Verzweigung empfiehlt HubSpot eine Verzögerung von fünf Minuten, wenn die Kriterien auf Engagement in einer vorherigen Aktion oder auf Abhängigkeiten wie einer Property-Aktualisierung beruhen.
Änderung und Freigabe verbinden
Ergänzen Sie Workflow-Kennung, vorherige und neue Fassung, Zeitpunkt, fachliche Zuständigkeit und betroffene verbundene Elemente. Ein geändertes Segment oder ein umbenannter Auswahlwert kann die Wirkung ändern, ohne dass der Bedingungstext im Editor angepasst wird.
Der Revisionsverlauf von HubSpot zeigt technische Änderungen mit Zeitpunkt und bearbeitender Person. Kommentare an Auslösern und Aktionen können später von ihren Verfassern bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn Sie einen dauerhaften fachlichen Entscheidungsnachweis benötigen, bewahren Sie den freigegebenen Vorher-Nachher-Vermerk im dafür vorgesehenen internen System auf.
Hängen Sie wenige unterscheidende Prüffälle an den Vermerk: einen unveränderten Ausgang, den beabsichtigt geänderten Ausgang und einen Grenzfall. Erfassen Sie nach der Freigabe, was tatsächlich beobachtet wurde und was offenblieb. Eine Workflow-Vorschau belegt keine ausgeführte Aktion im Zielsystem.
