Workflows
Teil von Webinar-Abläufe automatisieren
Teilnahme nach dem Termin korrekt zurückspielen
Gleichen Sie Webinar-Berichte mit Registrierungen ab und übertragen Sie Teilnahme, bestätigte Abwesenheit und ungeklärte Fälle ins CRM.
Übertragen Sie einen Teilnahmestatus erst, wenn das Webinar beendet ist und Sie den Bericht mit der richtigen Registrierung abgeglichen haben. Eine Anmeldung ist keine Teilnahme. Ein fehlender CRM-Eintrag ist kein sicherer Beleg für Abwesenheit.
Bericht und Registrierung verbinden
Wählen Sie das konkrete Webinar, bei wiederkehrenden Veranstaltungen die betroffene Sitzung. Zoom führt Registrierungs- und Teilnehmerberichte getrennt. Der Teilnehmerbericht kann Beitritt, Austritt und Anwesenheitsdauer zeigen; bei aktivierter Registrierung weist er aus, welche registrierten Personen teilgenommen haben.
Telefonische Teilnahmen und Teilnahmen über Zoom Rooms können gesondert erscheinen. Zoom empfiehlt, den Teilnehmerbericht nach dem Ende des Webinars zu erzeugen.
Gleichen Sie einzelne Registrierungen ab, nicht nur Gesamtzahlen. Eine Person kann mehrfach beitreten.
Legen Sie für Ihre Auswertung fest, ob ein kurzer Beitritt genügt oder eine Mindestdauer erforderlich ist. Diese Schwelle ist eine fachliche Entscheidung und muss zur Aussage passen, die später aus dem Status abgeleitet wird.
Drei Ergebnisse festhalten
| Ergebnis | Bedingung |
|---|---|
| Teilgenommen | Ein Anwesenheitseintrag ist der richtigen Registrierung verlässlich zugeordnet. |
| Nicht teilgenommen | Eine gültige Registrierung wurde mit dem abgeschlossenen Bericht abgeglichen; ein passender Anwesenheitseintrag fehlt. |
| Ungeklärt | Bericht, Sitzung, Identität oder Übertragung erlauben keinen sicheren Schluss. |
Halten Sie für eine spätere Korrektur fest, welcher Berichtstand und welche Zuordnung dem Status zugrunde lagen. Wird der Bericht ergänzt, prüfen Sie den betroffenen Fall erneut, bevor darauf aufbauende Nachrichten ausgelöst werden.
Grenzen der Synchronisation einbeziehen
HubSpot synchronisiert über seine Zoom-Integration Webinar-Aktivitäten zu Marketing-Events und Kontaktchroniken. Für die Segmentierung können Sie die synchronisierten Angaben zu Registrierung, Teilnahme und Interaktion nutzen.
Gäste ohne verfügbare E-Mail-Adresse werden nicht synchronisiert. Bei einer Registrierung über eine sekundäre E-Mail-Adresse entsteht kein entsprechendes Ereignis in der Kontaktchronik.
Auch bei HubSpot und Microsoft Teams gelten Grenzen. Voraussetzung ist die Installation von Microsoft Teams auf Administratorebene; für die Synchronisierung zu Marketing-Events sind Einrichtungsschritte in PowerShell und Berechtigungen erforderlich. Fälle, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, bleiben bis zum gesonderten Abgleich offen.
Prüfen Sie bei der späteren Einrichtung einen eindeutig anwesenden, einen eindeutig abwesenden und einen ungeklärten Fall. Vergleichen Sie Webinar, Sitzung, Person und Status im Bericht und im Zielsystem. Kontrollieren Sie bei einer erneuten Übertragung, ob sie den vorgesehenen Vorgang aktualisiert.
