Workflows
Teil von Marketing-Workflows testen
Ausstiegsbedingungen vor dem Start prüfen
Prüfen Sie Ausstiegsgründe vor dem Eintritt, während Wartezeiten und nach bereits ausgeführten Aktionen.
Prüfen Sie je Ausstiegsgrund, welcher Zustand ihn belegt, wann das Werkzeug ihn erkennt und welche Aktionen danach unterbleiben. Betrachten Sie den Zustand vor dem Eintritt, während einer Wartezeit und nach einer bereits ausgeführten Aktion.
Ein Ausstieg macht frühere Wirkungen nicht rückgängig.
Das gewünschte Ende beschreiben
„Kontakt ist erledigt“ genügt als Regel nicht. In einer Erinnerungsstrecke können eine erfasste Anmeldung, eine Absage oder ein festgelegter Ausschluss verschiedene Enden begründen. Notieren Sie je Grund das maßgebliche Ereignis oder Feld und die Aktion, die daraufhin ausbleiben soll.
Zeitpunkt des Ausstiegsgrunds / Fachliche Erwartung
- Vor möglichem Eintritt
- Keine Aufnahme
- Während einer Wartezeit
- Keine danach vorgesehene Aktion aus diesem Ablauf
- Nach einer ausgeführten Aktion
- Bereits ausgeführte Wirkung dokumentieren
- Grund wird später zurückgenommen
- Erneuten Eintritt ausdrücklich festlegen
Ob und wann das eingesetzte Werkzeug die Bedingung auswertet, muss zur Einrichtung passen.
Die Produktregel passend auswählen
Für kontaktbasierte Workflows bietet HubSpot unter anderem Unterdrückungssegmente, Workflow-Ziele und eine Einstellung für Kontakte, die die Aufnahmekriterien nicht mehr erfüllen. Ein Kontakt in einem ausgewählten Unterdrückungssegment wird nicht aufgenommen oder, falls bereits aktiv, entfernt. Verlässt er das Segment später, führt das allein nicht zu einer erneuten Aufnahme.
Ein HubSpot-Workflow-Ziel verhindert die Aufnahme eines Kontakts, der seine Kriterien bereits beim Eintritt erfüllt, und entfernt einen aktiven Kontakt, sobald er sie erfüllt. Ein Ziel sollte deshalb den tatsächlichen Abschluss beschreiben. Prüfen Sie in den Workflow-Einstellungen, ob die Option zum Entfernen bei nicht mehr erfüllten Aufnahmekriterien für den konkreten Workflow verfügbar und passend ist.
Für andere HubSpot-Objekttypen dokumentiert der Anbieter eigene Ausstiegsauslöser. Prüfen Sie den Workflow-Typ, bevor Sie eine Kontaktregel übertragen. Die Funktionen erfordern einen geeigneten Professional- oder Enterprise-Zugang und Workflow-Berechtigungen.
Häufigste Ausstiegsauslöser in HubSpot-Workflows (nach Priorität)
- UnterdrückungssegmentVerhindert Aufnahme oder entfernt aktiven Kontakt; kein automatischer Rückeintritt
- Workflow-ZielVerhindert Aufnahme bei Erfüllung beim Eintritt; entfernt Kontakt, sobald Ziel erreicht ist
- Nicht mehr erfüllte AufnahmekriterienAktiviert nur, wenn Option im Workflow aktiviert ist; erfordert Professional/Enterprise-Zugang
Grenzfälle prüfen
Prüfen Sie beim ersten Datensatz, ob die Ausstiegsbedingung bereits vor der Aufnahme greift. Beim wartenden Datensatz prüfen Sie, ob er entfernt wird, bevor die nächste Aktion startet. Nach einer ausgeführten Aktion vergleichen Sie, welche Wirkung bestehen bleibt und welche Folgeaktionen entfallen.
Mit der HubSpot-Testfunktion lässt sich simulieren, wie ein Datensatz den Workflow durchläuft. Für die Wirkung auf einen tatsächlich wartenden Datensatz brauchen Sie einen abgesicherten Probelauf. Prüfen Sie dabei den Status des Datensatzes und den Zustand am Ziel.
Für das manuelle Entfernen erklärt HubSpot ausdrücklich: Künftige Workflow-Aktionen bleiben aus, bereits ausgeführte Aktionen werden nicht rückgängig gemacht. Bei passenden Regeln kann später eine erneute Aufnahme möglich sein.
Halten Sie fest, welche Ausstiegsgründe zu welchen Zeitpunkten geprüft wurden und welche Wirkungen bestehen bleiben.
