Workflows
Teil von Marketing-Automation aufräumen
Doppelte Automationen mit derselben Aufgabe erkennen
Workflows nach Eingang, Auswahl und Wirkung vergleichen, doppelte Aufgaben oder Nachrichten erkennen und einen führenden Weg bestimmen.
Zwei Automationen sind mögliche Bereinigungskandidaten, wenn sie für denselben fachlichen Vorgang dieselbe Wirkung auslösen können. Ähnliche Namen oder ein gemeinsames Formular beweisen das nicht. Vergleichen Sie Eingang, Auswahlregel und Ergebnis beider Wege.
Von der Wirkung zurückgehen
Wählen Sie eine Wirkung, die pro Vorgang nur einmal entstehen soll: etwa eine interne Aufgabe oder eine bestimmte Nachricht. Notieren Sie den betroffenen Vorgang und das Zielsystem. Suchen Sie dann alle Wege zu dieser Wirkung, einschließlich einfacher Formular-Automationen, eigenständiger Workflows und angeschlossener Anwendungen.
HubSpots Workflow-Übersicht umfasst auch Workflows aus Formularen und anderen Werkzeugen. Sie können nach Name suchen und die Ergebnisse nach Status (ein oder aus), Workflow-Typ und Marken filtern.
Diese Funktionen erfordern einen geeigneten Professional- oder Enterprise-Zugang und Workflow-Rechte. Ein Filtertreffer bestätigt noch keine fachliche Doppelung.
Zwei Wege für denselben Fall vergleichen
Frage / Worauf es ankommt
- Vorgang
- Bearbeiten beide dieselbe Anfrage oder nur denselben Kontakt?
- Eintritt
- Können beide durch diesen Vorgang starten?
- Auswahl
- Überschneiden sich Bedingungen und Ausschlüsse?
- Zeitpunkt
- Können Wartezeit oder erneute Aufnahme eine zweite Wirkung auslösen?
- Ergebnis
- Entsteht dieselbe Aufgabe oder Nachricht zweimal?
Beispiel: Eine einfache Formular-Automation legt eine Aufgabe an. Ein eigenständiger Workflow reagiert ebenfalls auf die Übermittlung und legt für dieselbe Anfrage im selben Team eine weitere Aufgabe an. Das ist ein Doppelungsverdacht. Erst die tatsächlichen Regeln und Zielobjekte zeigen, ob beide Aufgaben denselben Zweck erfüllen.
Prüfen Sie auch indirekte Wege.
Einen führenden Weg bestimmen
Ist die Doppelung bestätigt, legen Sie fest, welcher Ablauf die Wirkung künftig verantwortet. Prüfen Sie vor einer Änderung offene Datensätze und bereits geplante Aktionen. Halten Sie fest, welcher Weg jeden offenen Fall abschließt und welche Eingänge umgestellt werden müssen.
Bei HubSpot-Seiten mit dem aktualisierten Formulareditor fügt das Hinzufügen eines Workflows im Formularmodul den entsprechenden Formularübermittlungs-Trigger zum Workflow hinzu. Das Entfernen eines Workflows aus den Automatisierungseinstellungen des Formularmoduls entfernt diesen Trigger wieder. Kontrollieren Sie daher den Auslöser nach der Änderung.
Für die spätere Abnahme eignet sich ein sicherer, gekennzeichneter neuer Eingang; beurteilen Sie im Zielsystem, ob die beabsichtigte Wirkung genau im vorgesehenen Umfang entstanden ist.
