Workflows

Teil von Webinar-Abläufe automatisieren

Registrierungen mit Teilnehmerlisten verbinden

So prüfen Sie, ob Formularanmeldungen beim richtigen Webinar registriert wurden, und klären falsche Termine, doppelte Eingänge und Integrationsfehler.

Redaktion Marketing-Automation · · 2 Min. Lesezeit

Eine Formularanmeldung ist erst dann mit der Teilnehmerliste verbunden, wenn sie beim richtigen Webinar und gegebenenfalls bei der richtigen Sitzung als Registrierung vorliegt. Prüfen Sie diesen Zielzustand im Webinar-Werkzeug, bevor Sie Zugang oder Teilnahme bestätigen.

Anmeldung und Termin zuordnen

Halten Sie für jede Anmeldung fest, welche Person welchen Termin gewählt hat und welchen Registrierungszustand das Webinar-Werkzeug meldet. Bei einer Reihe mit mehreren Sitzungen reicht ein Kontaktfeld für das zuletzt gewählte Webinar nicht aus: Es kann eine frühere Anmeldung überdecken.

Legen Sie auch fest, was eine erneute Formularübermittlung bedeutet. Sie kann dieselbe Anmeldung korrigieren oder einen anderen Termin betreffen. Prüfen Sie den vorhandenen Zielzustand, bevor eine weitere Einladung ausgelöst wird.

Den Integrationsweg prüfen

HubSpot kann Kontakte per Workflow für ein Zoom-Webinar registrieren. Dafür sind das Zoom-Webinar-Zusatzprodukt und eine verbundene Zoom-Integration erforderlich. Der beschriebene Weg verwendet Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Weitere Pflichtfelder im Zoom-Registrierungsformular lassen die Registrierung über die Integration scheitern.

Für Microsoft-Teams-Webinare setzt die Synchronisation eine Verbindung mit der Admin-Level-Installationsversion von Microsoft Teams voraus. Für die Synchronisation der Webinarinformationen mit HubSpot-Marketingereignissen sind außerdem die dokumentierte PowerShell-Einrichtung, die Verbindung zu Teams und die erforderlichen Nutzerberechtigungen nötig.

Integration von HubSpot mit Zoom vs. Microsoft Teams – Vergleich der Anforderungen

  • Zoom-IntegrationErforderlich: Zoom-Webinar-Zusatzprodukt, verbundene Zoom-Integration, Vorname, Nachname, E-Mail. Weitere Pflichtfelder können die Registrierung blockieren.
  • Microsoft Teams-IntegrationErforderlich: Admin-Level-Installationsversion von Microsoft Teams, PowerShell-Einrichtung, Verbindung zu Teams, Nutzerberechtigungen. Synchronisation von Webinarinformationen mit HubSpot-Marketingereignissen.

Das Ergebnis im Zielsystem kontrollieren

Vergleichen Sie Formulareingang, zugeordneten Kontakt und tatsächliche Registrierung beim ausgewählten Webinar. Prüfen Sie danach den Weg für die Zugangsdaten. Ist die Zoom-Bestätigung deaktiviert, muss der Veranstalter eine eigene Bestätigung mit den nötigen Informationen sicherstellen.

Befund / Nächster Schritt

Formular vorhanden, Registrierung fehlt
Fehler und Pflichtfelder prüfen; keinen gültigen Zugang behaupten
Falscher Termin registriert
Zuordnung und bereits vorbereitete Nachrichten korrigieren
Registrierung vorhanden, CRM-Aktivität fehlt
Kontaktzuordnung und Synchronisation prüfen
Mehrere technische Einträge
Vor einer weiteren Aktion den tatsächlichen Registrierungszustand klären

Bei HubSpot und Zoom können fehlende oder sekundäre E-Mail-Adressen die Zuordnung zur Kontaktchronik begrenzen. Eine fehlende CRM-Aktivität beweist deshalb nicht, dass beim Webinar keine Registrierung besteht. Für die spätere Einrichtung sind eine neue Anmeldung, ein bestehender Kontakt, eine erneute Übermittlung und ein Registrierungsfehler sinnvolle Prüffälle.

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