Workflows
Teil von Webinar-Abläufe automatisieren
Erinnerungen bei abgesagten Terminen stoppen
Stoppen Sie ausstehende Webinar-Erinnerungen nach individueller Abmeldung oder Terminabsage und prüfen Sie alle beteiligten Sendesysteme.
Nach einer Webinar-Absage stoppen Sie alle noch ausstehenden Erinnerungen für den betroffenen Termin. Klären Sie zuerst, ob eine Person ihre Registrierung zurückgezogen hat oder das gesamte Webinar abgesagt wurde; davon hängt ab, wer vom Stopp erfasst wird. Bereits gesendete Nachrichten lassen sich nicht zurückholen.
Erinnerungen bei abgesagten Terminen stoppen – Ablauf
- Absage richtig zuordnenUnterscheiden zwischen individuell zurückgezogener Registrierung und vollständiger Webinar-Absage
- Jede Sendestelle prüfenErinnerungen in Zoom, HubSpot Workflows und eigenständigen Marketing-E-Mails separat stoppen
- Vor dem Versand erneut prüfenAktivität von Registrierung und Termin prüfen; ggf. geplante E-Mails stornieren
Die Absage richtig zuordnen
Eine zurückgezogene Registrierung betrifft eine Person und einen Termin, eine Webinar-Absage alle Registrierungen dieses Termins. Bei wiederkehrenden Webinaren muss auch die Sitzung stimmen, damit Erinnerungen für andere gültige Termine weiterlaufen.
Halten Sie fest, in welchem System die Absage erfasst wird und wie jedes sendende System davon erfährt. Ein geänderter Kalendertermin allein belegt nicht, dass ein gesonderter Workflow oder E-Mail-Versandplan gestoppt wurde.
Jede Sendestelle prüfen
Erfassen Sie Erinnerungen im Webinar-Werkzeug, wartende Kontakte in Workflows und eigenständig geplante Marketing-E-Mails. Zoom bietet einstellbare Erinnerungen für Webinare. Diese Einstellungen steuern keine unabhängig eingerichtete HubSpot-Nachricht.
HubSpot kann Zoom-Webinar-Daten synchronisieren und für die Segmentierung nach Registrierung, Teilnahme oder Engagement nutzen. In einem kontaktbasierten HubSpot-Workflow kann ein passend eingerichtetes Unterdrückungssegment aktive Kontakte entfernen und weitere Aktionen dieses Workflows verhindern. Es stoppt damit nicht automatisch andere Workflows, Zoom-E-Mails oder eigenständig geplante Kampagnen. Die Segmentbedingung muss die richtige Person und den richtigen Termin treffen.
Zu prüfende Sendesysteme
- Zoom-Webinar-Erinnerungen
- HubSpot Workflow (kontaktbasiert)
- HubSpot Marketing-E-Mail (eigenständig geplant)
Vor dem Versand erneut prüfen
Eine Wartezeit bis kurz vor dem Webinar ist keine Absageprüfung. Prüfen Sie vor der Sendeaktion, ob Registrierung und Termin noch aktiv sind und ob der Versandzeitpunkt noch sinnvoll ist.
HubSpot bietet Verzögerungen bis zu einem Kalenderdatum oder einem Datumswert. Für abgelaufene oder unbekannte Termine braucht der Ablauf einen eigenen Ausgang.
Zeitpunkt der Absage / Zu klärende Wirkung
- Vor der Erinnerung
- Betroffene erreichen keinen Erinnerungsversand mehr.
- Während einer Wartezeit
- Wartende Vorgänge werden vor dem Versand ausgeschlossen.
- Nach Versandbeginn
- Noch anhaltbare Sendungen und bereits versandte Nachrichten werden getrennt erfasst.
Eine eigenständig geplante HubSpot-Marketing-E-Mail muss im E-Mail-System selbst behandelt werden. HubSpot dokumentiert das Stornieren geplanter oder noch verarbeiteter Marketing-E-Mails. Eine fertig versandte E-Mail kann dort nicht mehr storniert werden. Bei einer Nachricht an mehrere Empfänger ist außerdem zu prüfen, welche Empfänger durch eine Stornierung betroffen wären.
Bei einer vollständigen Webinar-Absage prüfen Sie eine Mitteilung an die Betroffenen getrennt vom Erinnerungsstopp. Wird ein neuer Termin angesetzt, klären Sie, welche Registrierungen und Zugangsdaten weiter gelten, bevor neue Erinnerungen geplant werden.
Für die spätere Abnahme eignen sich eine individuelle Abmeldung, eine vollständige Absage, eine Absage kurz vor Versand und eine bereits gesendete Erinnerung; vergleichen Sie dabei den Zustand in jedem beteiligten Sendesystem.
