Versionen von Marketing-Workflows verwalten

Bei jeder Änderung an einem Marketing-Workflow sind drei Dinge zu trennen: die aktuell geltende Regel, bereits laufende Vorgänge und eingetretene Wirkungen. Halten Sie die bisherige und die neue Fassung fest, bevor Sie über die Aktivierung entscheiden.

Fassung und Wirkung festhalten

Eine stabile Kennung bezeichnet den fachlichen Ablauf; die Fassung bezeichnet seinen Regelstand. Erfassen Sie je Fassung Eintrittsbedingungen, Zweige, Wartezeiten, Aktionen und verwendete Inhalte. Auch eine geänderte E-Mail-Vorlage oder ein extern gepflegtes Segment kann die Wirkung verändern, obwohl der Ablaufplan gleich aussieht.

Ein Versionsverzeichnis sollte zeigen, welche Fassung seit wann aktiv ist, wer sie freigegeben hat und wo die frühere Regelbeschreibung liegt. Halten Sie auch fest, wer Abweichungen bearbeitet. Dieses Verzeichnis ist eine interne Arbeitsgrundlage, keine vorausgesetzte Funktion des Workflow-Werkzeugs.

In HubSpot lässt sich die Revisionshistorie chronologisch prüfen und nach Zeitraum, Änderungsart oder bearbeitender Person filtern. Eine ausgewählte Revision zeigt unter anderem die damaligen Eintrittsbedingungen, Aktionen und Einstellungen; die Revisionsansicht selbst ist schreibgeschützt.

Änderungen mit dem Eintrag „Unknown user“ stammen laut HubSpot in der Regel vom HubSpot-System. Prüfen Sie den Eintrag zusammen mit Zeitpunkt und Änderungsart, bevor Sie ihn einer Person oder einer Freigabe zuordnen.

Für das Prüfen und Zurücksetzen der HubSpot-Änderungshistorie sind Super-Admin- oder Workflow-Berechtigungen erforderlich. Zum Klonen eines Workflows werden Bearbeitungsrechte für Workflows oder Super-Admin-Rechte benötigt; zum Veröffentlichen sind Veröffentlichungsrechte erforderlich.

Laufende Vorgänge zuordnen

Unterscheiden Sie Vorgänge, die noch nicht eingetreten sind, an der geänderten Stelle warten, sie bereits passiert haben oder abgeschlossen sind. Vergleichen Sie für jede Gruppe die bisherige und die neue Regel und halten Sie fest, welche Folgeaktionen oder Ergebnisse sich dadurch ändern könnten. Legen Sie anschließend fest, ob die bisherige Regel zu Ende laufen soll, die neue gelten darf oder eine Einzelfallentscheidung nötig ist.

Den Versionsweg wählen

HubSpot bietet einen Revisionsverlauf und kann einen Workflow als eigenen Workflow klonen. Eine HubSpot-Kopie ist als Ausgangspunkt für einen neuen Workflow gedacht und wird separat benannt. Workflows mit mehr als 500 Aktionen können beim Klonen Probleme verursachen; HubSpot empfiehlt in diesem Fall, Aktionen zu reduzieren, den Ablauf vor dem Klonen aufzuteilen oder ihn manuell neu zu erstellen.

Freigeben, beobachten, zurücknehmen

Notieren Sie vor der Aktivierung die erwarteten Ergebnisse für einen neuen Eingang, einen wartenden Vorgang und einen Fall, der nach alter und neuer Regel unterschiedlich verläuft. Lassen Sie die Änderung von der festgelegten freigebenden Person anhand des Vergleichs der Fassungen und der betroffenen Vorgangsgruppen prüfen.

Aktivieren Sie sie erst, wenn diese Person die erwarteten Ergebnisse und den Umgang mit abweichenden Fällen bestätigt hat; halten Sie Entscheidung und Freigebenden im Versionsverzeichnis fest. Die HubSpot-Testfunktion prüft, ob ein Datensatz aufgenommen wird, und simuliert seinen Weg durch den Workflow anhand der aktuellen Fassung.

Prüfen Sie nach der Aktivierung die ersten betroffenen Vorgänge im jeweiligen Zielsystem. HubSpot stellt auf der Workflow-Detailseite Aktionsprotokolle und Aufnahmedaten bereit; diese Protokolle werden jedoch nur begrenzt aufbewahrt. Sichern Sie benötigte fachliche Nachweise im vorgesehenen internen System.

Ein früherer Editorstand macht ausgeführte Aktionen nicht rückgängig. In HubSpot beginnt eine zurückgesetzte Revision bei eingeschaltetem Workflow unmittelbar zu wirken; Revisionen mit Webhook- oder Custom-Code-Aktionen lassen sich auf diesem Weg nicht zurücksetzen. Halten Sie daher auch fest, wie betroffene Vorgänge nach einer Korrektur behandelt werden.

Die HubSpot-Aktionsprotokolle zeigen Vorgang, Aktion, Ergebnis und Zeitpunkt; die Zeitangabe verwendet die Standardzeitzone des Accounts. Die Einträge stehen in umgekehrt chronologischer Reihenfolge. Bei größeren Workflows kann es dauern, bis Aufnahmen und Aktionsaktivitäten dort erscheinen.

HubSpot speichert Aktionsprotokolldaten 90 Tage und historische Aufnahmedaten sechs Monate. Für erfolgreiche Workflow-Ausführungen gilt außerdem ein Limit von 100.000 Protokolleinträgen pro Tag, berechnet ab Mitternacht in der Zeitzone des Accounts. Wird es überschritten, werden bis zum Tagesende Erfolgs- und Infoeinträge nicht gespeichert; Fehlerprotokolle erscheinen weiterhin und die Vorgänge laufen normal weiter.

Ein fehlender Erfolgs- oder Infoeintrag nach Erreichen des Tageslimits belegt nicht, dass eine Aktion ausgeblieben ist. Für die Prüfung einzelner Fälle können die Protokolle Details dazu enthalten, welcher Datensatz, welcher Schritt und welches Ergebnis betroffen waren.