Einen Ablauf archivieren und benötigte Historie sichern

Legen Sie vor der Stilllegung fest, welche frühere Regel und welche Ausführungsdaten Sie später noch benötigen. Sichern Sie das Verfügbare rechtzeitig, klären Sie laufende Fälle und beenden Sie neue Wirkungen. Das Ausschalten oder Löschen eines Workflows erstellt für sich genommen kein vollständiges Archiv.

Regelstand und Verlauf unterscheiden

Notieren Sie Workflow-Kennung, Zweck, verantwortliche Person, verwendete Formulare und Nachrichten sowie den letzten geltenden Regelstand. Die Regelbeschreibung erklärt, was vorgesehen war. Ausführungsprotokolle zeigen, was für erfasste Vorgänge dokumentiert wurde. Legen Sie nach den eigenen Vorgaben fest, welche Nachweise aufbewahrt werden dürfen und wo sie liegen.

Auf der HubSpot-Workflow-Detailseite können Sie Aktionsprotokolle und Aufnahmehistorie einsehen. Aktionsprotokolldaten werden 90 Tage gespeichert; historische Aufnahmedaten stehen für workflowbasierte Filter sechs Monate zur Verfügung. Pro Tag werden höchstens 100.000 erfolgreiche Ausführungsprotokolle gespeichert.

Nach Erreichen der Grenze werden Erfolgs- und Info-Protokolle für den Rest des Tages nicht gespeichert; Fehlerprotokolle erscheinen weiter. Der angezeigte Verlauf kann deshalb unvollständig sein. Sichern Sie benötigte fachliche Regelstände gesondert.

Verfügbarkeit von Workflow-Daten in HubSpot

Offene Fälle zuordnen

Erfassen Sie Datensätze, die aufgenommen sind, in einer Verzögerung warten oder eine Aktion vor sich haben. Entscheiden Sie je Fall, ob er unter der bisherigen Regel abgeschlossen, anders bearbeitet oder ohne weitere Aktion beendet werden soll. Bereits angelegte Aufgaben und versandte Nachrichten bleiben bestehen.

Bei einem ausgeschalteten HubSpot-Workflow werden keine neuen Datensätze aufgenommen. Bereits aufgenommene Datensätze bleiben im Workflow; Aktionen außer Verzögerungen werden nicht ausgeführt. Das Ausschalten pausiert Datensätze nicht an einem bestimmten Schritt. Soll ein bestimmter wartender Datensatz nicht weiterlaufen, prüfen Sie, ob eine gesonderte Entfernung nötig ist.

Archivstand und Löschung trennen

Ein ausgeschalteter und klar gekennzeichneter HubSpot-Workflow kann als lesbare Referenz dienen, solange Zugriff und interne Aufbewahrung dazu passen. Ergänzen Sie ein Verzeichnis mit Stilllegungsgrund, gesichertem Regelstand, verfügbarem Verlauf, offenen Ausnahmen und Zuständigkeit. Prüfen Sie auch Verbindungen zu anderen Abläufen.

Löschen ist keine Archivfunktion. HubSpot kann einen gelöschten Workflow nur innerhalb von 90 Tagen als neuen, inaktiven Workflow wiederherstellen. Frühere Historie und Fassungen kehren nicht zurück. Workflows, die in anderen HubSpot-Werkzeugen erstellt wurden, müssen gegebenenfalls dort gelöscht werden.

Eine berechtigte übernehmende Person sollte anhand des Archivstands erkennen können, was der Ablauf tat, wann seine produktive Nutzung endete, welche Fälle offenblieben und wo die tatsächlich vorhandenen Nachweise liegen.

Schritte zur sicheren Archivierung eines Workflows