Datenqualität
Teil von Einwilligungen in automatisierten Abläufen
Quelle und Zeitpunkt einer Einwilligung speichern
Welche Angaben gehören zum Einwilligungsnachweis? Erfassen Sie Quelle, Erklärungstext, Umfang und getrennte Zeitpunkte für Anmeldung und Bestätigung.
Speichern Sie bei einer Werbeeinwilligung die Erklärung so, dass Herkunft, Inhalt und Zuordnung zur betroffenen Person später nachvollziehbar sind. Ein Ja-Feld allein zeigt nicht, wer für welchen Kanal, Zweck und werbendes Unternehmen eingewilligt hat. Bei einer elektronischen E-Mail-Anmeldung sind Formulareingang und Bestätigung getrennte Ereignisse.
Erklärung und Kontakt verbinden
Ein Nachweiseintrag kann Kommunikationsadresse, Erklärungsweg, Zeitpunkt und damalige Textfassung mit dem erklärten Umfang verbinden. Bewahren Sie die Fassung lesbar auf. Ein Versionsname genügt nur, wenn die dazugehörige unveränderte Fassung noch verfügbar ist.
Angabe / Nachweisfrage
- Kontakt und Adresse
- Welcher später verwendeten Adresse ist die Erklärung zugeordnet?
- Quelle und Zeitpunkt
- Wo und wann wurde sie abgegeben?
- Erklärungstext
- Was wurde der Person damals angezeigt?
- Kanal, Zweck und Unternehmen
- Welche Werbung war von der Erklärung umfasst?
- Bestätigung, falls verwendet
- Welches zusätzliche Ereignis verifiziert die elektronische Anmeldung?
Das ist ein mögliches Nachweisschema. Erheben Sie nur erforderliche Angaben und regeln Sie Zugriff und Aufbewahrung gesondert.
Elektronische Bestätigung getrennt erfassen
Eine fremde E-Mail-Adresse lässt sich in ein Formular eintragen. Für elektronische Einwilligungen lässt sich ein Double-Opt-In-Verfahren zur Verifizierung einsetzen.
Dokumentieren Sie Formulareingang und Bestätigung getrennt.
Halten Sie Zeitpunkte mit erkennbarem Zeitzonenbezug fest. Zeigt das Werkzeug nur den letzten Status, braucht der frühere Nachweis einen geeigneten Verlauf.
Änderungen und Widerruf einordnen
Ordnen Sie neue Anmeldungen der neuen Fassung zu.
Erfassen Sie einen Widerruf als eigenes Ereignis mit Eingang und betroffenem Umfang.
