Schnittstellen
Teil von Einwilligungen in automatisierten Abläufen
Sperrlisten zwischen Marketing-Werkzeugen abgleichen
So gleichen Sie Werbesperren zwischen CRM, Kampagnenwerkzeug und Versanddienst ab und schützen neuere Widerrufe vor alten Importen.
Benennen Sie ein führendes System für den aktuellen Sperrzustand, etwa ein CRM, ein Kampagnenwerkzeug oder einen Versanddienst. Übertragen Sie jede Änderung mit den nötigen Angaben an die betroffenen Sendesysteme und schließen Sie den Vorgang erst nach bestätigter Übernahme. Ein älterer positiver Import darf eine neuere Sperre nicht aufheben.
Den Grund einer Sperre unterscheiden
Ein Vermerk kann einen Widerruf einer Einwilligung, einen Werbewiderspruch, einen Zustellfehler oder einen internen Ausschluss bedeuten. Halten Sie Grund und Reichweite getrennt fest: Eine Sperre für E-Mail-Werbung eines Unternehmens gilt nicht automatisch für jede Nachricht, jeden Kanal oder ein anderes Unternehmen.
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eine Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung kann widerrufen werden; der Widerruf wirkt grundsätzlich für die Zukunft.
Für adressierte Werbesendungen gibt es außerdem die DDV-Robinsonliste. Sie wird monatlich aktualisiert; führen Sie ihren Abgleich getrennt von internen kanal- und zweckbezogenen Sperren.
Rechtliche Grundlagen und Aktualisierungsintervalle
- DDV-Robinsonliste
- Monatliche Aktualisierung
- EU-Datenschutzbehörde
- Richtlinien für Bearbeitung von Anfragen natürlicher Personen
Übergaben eindeutig festlegen
Benennen Sie ein führendes CRM, Kampagnenwerkzeug oder einen Versanddienst als maßgebliche Quelle des aktuellen Zustands. Erfassen Sie dort auch Änderungen, die in einem anderen Werkzeug eintreffen, und übertragen Sie jede Änderung an die betroffenen Sendesysteme. Legen Sie fest, wer Abweichungen korrigiert.
Ordnen Sie jeden Vermerk der konkreten betroffenen Adresse und dem Werbezweck zu. Eine Person kann mehrere Adressen haben; eine Adresse kann sich ändern. Erfassen Sie deshalb auch den betroffenen Kanal.
Ein übertragbarer Vermerk sollte Kommunikationsweg, Grund, Geltungsbereich und Eingangszeitpunkt erkennen lassen. Ergänzen Sie die betroffene Adresse und den Kanal sowie eine stabile Ereigniskennung, damit wiederholte Übertragungen demselben Vorgang zugeordnet und Bestätigungen abgeglichen werden können.
Halten Sie je Zielsystem fest, ob genau dieser Sperrvermerk übernommen wurde. Eine Rückmeldung oder ein kontrollierter Abgleich muss den gespeicherten Zustand für Ereigniskennung, Adresse, Kanal und Geltungsbereich bestätigen. Fehlt die Bestätigung oder weicht der Status ab, bleibt der Vorgang offen und wird erneut geprüft.
Übergabe / Zu kontrollierender Zustand
- Erklärung wird erfasst
- Maßgeblicher Zustand im führenden System geändert
- Kampagnenwerkzeug erhält die Änderung
- Richtige Adresse und Reichweite übernommen
- Versanddienst erhält die Änderung
- Betroffene künftige Werbung ausgeschlossen
- Alter Kontaktbestand wird importiert
- Neuere Sperre bleibt erhalten
Alte positive Werte nicht erneut freigeben
Ein importierter Status „ja“ ist keine neue Einwilligung. Vergleichen Sie den dokumentierten Zeitpunkt des zugrunde liegenden Status mit dem Eingangszeitpunkt der Sperre: Ein älterer positiver Wert darf eine neuere Sperre nicht überschreiben.
Sind die Zeitstempel gleich oder fehlt einer, belegt der Vergleich keinen neueren positiven Vorgang. Der Sperrstatus bleibt bestehen, bis ein neuer, nachvollziehbarer Vorgang den Zustand ändert.
Soll danach erneut Werbung erfolgen, braucht die konkrete Nutzung wieder eine tragfähige Grundlage. Prüfen Sie Rückmeldungen der angeschlossenen Systeme und klären Sie Abweichungen, bevor sich der gespeicherte Status weiter unterscheidet.
Ein regelmäßiger Abgleich allein belegt nicht, dass die jüngste Sperre bereits in jedem Zielsystem gespeichert ist. Die verbleibende Zeit bis zur Übernahme hängt von den eingesetzten Werkzeugen und ihrer Einrichtung ab.
