Alte Dateiversionen aus Workflows entfernen

Eine alte Fassung ist aus der aktiven Ausgabe entfernt, wenn der Workflow auf die freigegebene neue Fassung führt und keine aktive Ausgabestelle mehr auf die alte verweist.

Löschen Sie die bisherige Datei erst, wenn klar ist, welche Zugänge dadurch betroffen wären.

Aktive Verweise erfassen

Notieren Sie je Material die aktuelle Fassung, den Speicherort, die verwendete Adresse und jede Hinterlegungsstelle – etwa Formularbestätigung, automatische Nachricht, Workflow-Schritt oder Download-Seite.

Unterscheiden Sie einen gleichbleibenden Link auf eine ersetzbare Datei, einen Link mit Versionskennung und eine neue Adresse für jede Fassung.

Die neue Fassung einsetzen und prüfen

Geben Sie die neue Datei fachlich frei und kontrollieren Sie Titel, Sprache und Inhalt. Aktualisieren Sie die aktiven Zuordnungen.

Öffnen Sie den Zugang mit den Rechten einer anfordernden Person und führen Sie eine Testanfrage aus. Erst danach nehmen Sie alte Verweise aus dem laufenden Ablauf.

Bei HubSpot lässt sich eine Datei durch eine aktualisierte Fassung ersetzen, während dieselbe Datei-URL beibehalten wird.

Archiv und öffentliche Ausgabe getrennt behandeln

Eine alte Fassung kann intern aufbewahrt werden, ohne weiter als aktuelles Material angeboten zu werden.

Bei aktivierter Amazon-S3-Versionierung bleibt eine überschriebene Objektfassung als ältere Version erhalten. Ein Link mit ausdrücklicher Versionskennung kann weiterhin genau diese ältere Fassung abrufen.

Die Speicherfunktion bereinigt keine Verweise in Formularen oder Nachrichten.

Prüfen Sie bekannte alte Zugänge, bevor Sie eine Fassung sperren oder entfernen. Bereits versandte Nachrichten lassen sich durch Änderungen am aktuellen Workflow nicht umschreiben.

Entscheiden Sie deshalb ausdrücklich, ob solche Links weiter funktionieren, auf einen Ersatz führen oder enden sollen.

Dokumentieren Sie abschließend, welche Fassung aktiv ist, welche Verweise geändert wurden und was mit alten Adressen geschieht.

Eine neue Testanfrage und ein bekannter alter Zugang zeigen unterschiedliche Fehler und sollten beide geprüft werden.