Mehrfache Eintritte desselben Kontakts verhindern

In HubSpot steuert die erneute Aufnahme, ob ein Datensatz nach einem Workflow-Durchlauf erneut eintritt. Wählen Sie einen Trigger, der einen berechtigten neuen Vorgang kennzeichnet. Solange ein Datensatz im Workflow ist, kann er nicht erneut eintreten.

Ein erneuter Eintritt startet den Workflow von vorn und führt seine Aktionen erneut aus. Die Einstellung steuert nur den Eintritt in diesen Workflow. Sie macht eine Aktion nicht allgemein einmalig, wenn diese auch über einen anderen Weg ausgelöst werden kann.

Kontakt und Vorgang unterscheiden

Legen Sie fest, welches Ereignis einen neuen Durchlauf rechtfertigt. Eine Formularübermittlung ist in HubSpot ein möglicher Ereignistrigger. Ob ein Trigger für die erneute Aufnahme verfügbar ist, hängt von Triggerart und Operator ab.

Bei einem eigenschaftsbasierten Kriterium sollte die Eigenschaft den neuen Vorgang abbilden. Der Trigger „Lifecycle-Phase ist bekannt“ kann erneut greifen, wenn eine Eigenschaft erstmals einen Wert erhält oder von einem Wert zu einem anderen wechselt. Die erneute Aufnahme setzt voraus, dass der Datensatz auch weiterhin die ursprünglichen Aufnahmekriterien erfüllt.

Erneute Aufnahme passend einstellen

HubSpot nimmt Datensätze standardmäßig nur beim ersten Erfüllen der Aufnahmekriterien oder manuell in einen Workflow auf. Aktivieren Sie in der Workflow-Konfiguration die erneute Aufnahme und wählen Sie mindestens einen passenden Trigger aus. Erforderlich sind Super-Admin- oder Workflow-Berechtigungen.

Nicht alle Trigger sind für die erneute Aufnahme verfügbar; die Eignung hängt von Triggerart und Operator ab. Aktivitäten und Aktivitätseigenschaften können in keinem Workflow als Trigger für die erneute Aufnahme verwendet werden. Eigenschaften lassen sich grundsätzlich nur nutzen, wenn sie zum selben Objekttyp wie der Workflow gehören.

HubSpot unterscheidet unter anderem ereignisbasierte Trigger, etwa eine Formularübermittlung, und Filterkriterien, die erfüllt sein müssen. Auch der Eingang eines Webhooks kann einen Workflow auslösen. Nicht alle diese Triggerarten eignen sich automatisch für die erneute Aufnahme; prüfen Sie die konkrete Kombination aus Trigger und Operator.

Ein Datensatz kann nicht erneut eintreten, solange er im Workflow ist. Eine erneute Aufnahme ist erst möglich, nachdem er den Workflow verlassen hat oder manuell daraus entfernt wurde. Ist die erneute Aufnahme deaktiviert, können bereits aufgenommene Datensätze nicht erneut aufgenommen werden – auch nicht manuell.

Bei aktivierter erneuter Aufnahme kann ein Datensatz durch einen ausgewählten Trigger erneut eintreten oder manuell aufgenommen werden. Eine manuelle erneute Aufnahme setzt die ursprünglichen und die ausgewählten erneuten Aufnahmekriterien nicht voraus. Nutzen Sie diesen Weg nur, wenn ein erneuter Durchlauf ausdrücklich gewollt ist.

Bei erneutem Eintritt beginnt der Datensatz am Anfang des Workflows und durchläuft dessen Aktionen erneut. Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob ein qualifizierender neuer Trigger tatsächlich einen neuen Vorgang bezeichnet und ob die wiederholte Ausführung der Aktionen gewollt ist.

Testen Sie einen Datensatz, der noch im Workflow ist: Er darf währenddessen nicht erneut eintreten. Testen Sie anschließend einen Datensatz nach dem Verlassen. Ein automatischer erneuter Eintritt ist nur zu erwarten, wenn die erneute Aufnahme aktiviert ist, ein ausgewählter Trigger erneut erfüllt wird und die ursprünglichen Aufnahmekriterien weiterhin zutreffen.

Schritte zur korrekten Einrichtung der erneuten Aufnahme in HubSpot

Verfügbarkeit von Triggern für erneute Aufnahme in HubSpot

Zentrale Fakten zur erneuten Aufnahme in HubSpot