Workflows
Teil von Auslöser und Bedingungen in Marketing-Workflows
Kontaktmerkmale mit Verhaltenssignalen kombinieren
Kontaktmerkmale und Verhaltenssignale in Workflow-Regeln verbinden: Kontaktbezug, Prüfzeitpunkt, UND/ODER-Logik und fehlende Werte klären.
Ein Verhaltenssignal zeigt, was geschehen ist. Ein Kontaktmerkmal beschreibt, für wen der Ablauf gelten soll. Für eine eindeutige Workflow-Regel müssen beide zugeordnet sein; der Zeitpunkt der Merkmalsprüfung muss feststehen.
Signal und Merkmal einzeln benennen
Ein Team will auf Veranstaltungsanmeldungen von Kontakten mit dem hinterlegten Interesse „Produktion“ reagieren. Die Anmeldung ist das Ereignis, „Produktion“ ein gespeicherter Kontaktwert. Legen Sie fest, ob dieser Wert schon bei der Anmeldung vorliegen muss oder erst vor einer späteren Aktion geprüft wird.
Eine mögliche Aufnahmeregel lautet: „Bei Übermittlung des Formulars für Termin A aufnehmen, wenn das Kontaktfeld Interesse zu diesem Zeitpunkt den Wert Produktion hat.“ Fehlt der Wert, greift die Regel nicht. Soll die Anfrage dennoch bearbeitet werden, braucht sie einen anderen, ausdrücklich festgelegten Weg. Eine spätere Ergänzung des Felds ist nicht dieselbe Handlung wie eine neue Anmeldung.
Schritte zur sicheren Kombination von Signal und Merkmal
- Signal definierenBestimmen Sie das Verhaltensignal (z. B. Formularübermittlung für Termin A).
- Merkmal festlegenIdentifizieren Sie das Kontaktmerkmal (z. B. Interesse = Produktion).
- Prüfzeitpunkt klärenEntscheiden Sie, ob der Wert zum Zeitpunkt des Signals geprüft werden muss oder später.
- Regel formulierenGeben Sie eine klare Regel wie „Bei Übermittlung des Formulars, wenn Interesse = Produktion“ an.
- Ausnahmefall planenDefinieren Sie einen alternativen Weg für Fälle, in denen der Wert fehlt.
Den Kontaktbezug prüfen
Klären Sie, welches System das Signal erfasst und welchem Kontakt sowie welchem konkreten Vorgang es zugeordnet wird. Ein Feld wie „letztes Interesse“ kann sich ändern. Betrifft die Entscheidung die ursprüngliche Anmeldung, muss deren damalige Angabe verfügbar bleiben.
HubSpot dokumentiert unter anderem Formularübermittlungen und CTA-Klicks als mögliche Ereignisauslöser. Für den dokumentierten ereignisbasierten Eintritt muss der Datensatz bereits vor dem Ereignis bestehen. Bei einem benutzerdefinierten Ereignis vor Anlage des Kontakts erfolgt keine Aufnahme für dieses Ereignis; zusätzliche Kontaktfilter werden beim Ereignis geprüft.
UND, ODER und spätere Prüfung unterscheiden
| Gewünschte Regel | Umsetzung im Entwurf |
|---|---|
| Signal und Merkmal müssen passen | Ereignis und passender Kontaktwert beim Eintritt prüfen. |
| Eines von zwei Signalen genügt | Die beiden Ereignisse als Alternativen festlegen. |
| Ein später ergänzter Wert soll zählen | Das Ereignis erfassen und den Wert an einem späteren Entscheidungspunkt prüfen. |
Zusätzliche Aufnahmefilter werden zusammen mit dem Ereignis geprüft. Eine Wenn-dann-Verzweigung prüft ihre Bedingungen erst, wenn der Datensatz den Zweig erreicht. Ein inzwischen geänderter Kontaktwert kann dort anders wirken als bei der ursprünglichen Aufnahme.
Prüfen Sie vier Fälle im Regelentwurf: passendes Signal mit passendem Merkmal, Signal ohne Wert, später geänderter Wert und zweites Signal derselben Person. Notieren Sie für jeden Fall den gewünschten Ausgang.
Vergleich von Prüfzeitpunkten und Logik in Workflow-Regeln
- Ereignis und Merkmal beim Eintritt prüfenBeide Bedingungen müssen zur Zeit des Ereignisses erfüllt sein. Beispiel: Anmeldung mit Interesse 'Produktion' zum Zeitpunkt der Formularübermittlung.
- Ein Signal aus zwei Alternativen genügtZwei Ereignisse als ODER-Bedingung festlegen. Beispiel: Formularübermittlung oder CTA-Klick – beide führen zur Aufnahme, wenn das Merkmal erfüllt ist.
- Spätere Prüfung eines ergänzten WertsEreignis wird aufgenommen, Wert wird später geprüft. Beispiel: Anmeldung ohne Interesse → späterer Wertänderung im Feld 'Interesse' → neue Bewertung.
- Fehlender Wert bei EreignisWenn kein Wert vorhanden ist, greift die Regel nicht – unabhängig von späteren Änderungen.
Vorteile und Risiken der späten Merkmalsprüfung
- Vorteil: Flexibilität bei DatenaktualisierungKontakte können nach der Anmeldung ergänzt werden – z. B. durch Nachfrage oder Beratung.
- Nachteil: Abweichung vom ursprünglichen KontextEin später geänderter Wert kann den ursprünglichen Anlass verfälschen, z. B. falsche Zielgruppenzuordnung.
- Vorteil: Automatisierte NachverfolgungVerhindert manuelle Nacharbeit, da Entscheidungen auch nach dem Ereignis möglich sind.
- Nachteil: Komplexität im Workflow-DesignErfordert zusätzliche Wenn-dann-Verzweigungen und klare Dokumentation der Logik.
