Workflows
Teil von Auslöser und Bedingungen in Marketing-Workflows
Ereignisbasierte und zeitgesteuerte Abläufe unterscheiden
Wann sollte ein Marketing-Workflow auf ein Ereignis reagieren und wann nach Zeitplan starten? Die Unterschiede und wichtige Grenzfälle im Überblick.
Ein ereignisbasierter Ablauf startet, sobald eine bestimmte Handlung oder Änderung erfasst wird. Ein zeitgesteuerter Ablauf prüft zu einem festgelegten Termin, welche Datensätze die Auswahlbedingungen dann erfüllen. Eine Wartezeit in einem bereits gestarteten Workflow ist kein zeitgesteuerter Start.
Den passenden Bezugspunkt wählen
Wird eine einzelne Formularübermittlung bearbeitet, ist dieses Ereignis der Bezugspunkt. Soll jeden Dienstag geprüft werden, welche Anmeldungen noch offen sind, ist der Prüftermin der Bezugspunkt.
| Frage | Ereignisbasierter Start | Zeitgesteuerter Start |
|---|---|---|
| Was startet die Prüfung? | Ein erfasstes Ereignis. | Ein Termin oder Rhythmus. |
| Wann gelten zusätzliche Bedingungen? | Zum Zeitpunkt des Ereignisses, sofern das Werkzeug sie dort prüft. | Beim geplanten Prüflauf. |
| Welcher Grenzfall ist wichtig? | Das Ereignis geschieht vor der Zuordnung zum Datensatz. | Derselbe Datensatz passt an mehreren Terminen. |
Die Tabelle ist eine Planungshilfe. Wie ein Werkzeug Ereignisse zuordnet und wiederholte Aufnahmen behandelt, prüfen Sie für den konkreten Auslöser.
Ereignisbasierter vs. zeitgesteuerter Ablauf: Entscheidungsgrundlagen
- Was startet die Prüfung?
- Ein erfasstes Ereignis.
- Wann gelten zusätzliche Bedingungen?
- Zum Zeitpunkt des Ereignisses, sofern das Werkzeug sie dort prüft.
- Welcher Grenzfall ist wichtig?
- Das Ereignis geschieht vor der Zuordnung zum Datensatz.
- Was startet die Prüfung?
- Ein Termin oder Rhythmus.
- Wann gelten zusätzliche Bedingungen?
- Beim geplanten Prüflauf.
- Welcher Grenzfall ist wichtig?
- Derselbe Datensatz passt an mehreren Terminen.
Bei Ereignissen auf Erfassung und Zuordnung achten
Legen Sie fest, welches Ereignis zählt: etwa die Übermittlung eines bestimmten Formulars. Prüfen Sie, welchem Datensatz es zugeordnet wird und welche Angaben zum Ereigniszeitpunkt vorhanden sind.
Bei HubSpots ereignisbasierten Workflow-Auslösern zählen Ereignisse erst nach der Aktivierung. Zusätzliche Aufnahmefilter werden beim Ereignis geprüft; eine spätere Feldänderung führt nicht zu einer erneuten Bewertung desselben Ereignisses.
Für die Aufnahme muss der Datensatz bereits vor dem Ereignis bestehen. Diese Grenzen gelten für den dokumentierten HubSpot-Weg und lassen sich nicht pauschal auf andere Systeme übertragen.
Schritte zur korrekten Konfiguration von Workflow-Auslösern
- Definieren Sie das relevante Ereignis (z. B. Formularübermittlung).
- Stellen Sie sicher, dass der Datensatz bereits existiert, bevor das Ereignis auftritt.
- Prüfen Sie, ob zusätzliche Aufnahmefilter beim Ereignis wirksam sind.
- Berücksichtigen Sie, dass spätere Feldänderungen kein erneutes Auslösen bewirken.
Beim Zeitplan die wiederholte Wirkung klären
Ein geplanter Prüflauf beantwortet die Frage: „Welche Fälle sind jetzt noch offen?“ Legen Sie Rhythmus, Zeitzone, Auswahlbedingung und den Umgang mit einem erneuten Treffer fest. Ein wiederholter Termin allein bestimmt noch nicht, ob für denselben Datensatz erneut eine Aktion ausgeführt wird.
HubSpot bietet einmalige, jährliche, monatliche, wöchentliche und tägliche geplante Starts. Zusätzliche Filterbedingungen können ergänzt werden. Monatliche, wöchentliche und tägliche Wiederholungen erfordern laut HubSpot Data Hub Professional oder Enterprise. Geplante Zeiten richten sich nach der Zeitzone des HubSpot-Kontos.
„Einen Tag nach der Anmeldung“ kann ein Ereignis mit anschließender Verzögerung beschreiben. „Jeden Dienstag offene Anmeldungen prüfen“ beschreibt einen geplanten Start. In HubSpot pausiert eine Verzögerung bereits aufgenommene Datensätze vor dem nächsten Schritt.
Prüfen Sie im Entwurf ein Ereignis vor Aktivierung, verspätet ergänzte Angaben und einen weiterhin offenen Fall am zweiten Prüftermin. Notieren Sie jeweils, ob ein Eintritt und eine weitere Aktion erwartet werden.
Verarbeitung von zeitgesteuerten Workflows in HubSpot
- Rhythmus festlegen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich).
- Zeitzone des HubSpot-Kontos berücksichtigen.
- Auswahlbedingungen für den Prüflauf definieren.
- Für wiederholte Wiederholungen (monatlich, wöchentlich, täglich) benötigen Sie HubSpot Data Hub Professional oder Enterprise.
- Pausieren Sie Verzögerungen bereits aufgenommener Datensätze vor dem nächsten Schritt.
Häufigkeit und Verfügbarkeit zeitgesteuerter Workflows in HubSpot
- Mögliche Wiederholungsintervalle
- Täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich
- Mindestsystemvoraussetzung für wöchentliche/monatliche/tägliche Wiederholungen
- HubSpot Data Hub Professional oder Enterprise
- Zeitzone für geplante Starts
- Zeitzone des HubSpot-Kontos
