Marketing-Materialien automatisch bereitstellen

Marketing-Materialien lassen sich automatisch bereitstellen, wenn eine Anfrage eindeutig zu einer freigegebenen Fassung und einem passenden Zugang führt. Planen Sie auch, was bei fehlenden Angaben oder einem Zugangsfehler geschieht. Ein ausgelöster Workflow belegt für sich genommen noch keine erfolgreiche Auslieferung.

Material und Auslöser festlegen

Erfassen Sie für jedes angebotene Material eine Kennung, die freigegebene Fassung, den vorgesehenen Zugang und die zuständige Person. Eine Datei in Bearbeitung gehört nicht in die aktive Auswahl. Als Auslöser kann eine Formularanfrage dienen; welche Bestätigungen, Weiterleitungen und automatischen Nachrichten möglich sind, hängt vom eingesetzten System und teils vom Tarif ab.

Anfragefelder sauber zuordnen

Legen Sie die Antwortoptionen im Formular als feste Auswahl an, etwa über ein Dropdown- oder ein Einfachauswahlfeld. Verknüpfen Sie jedes Feld mit einer passenden CRM-Eigenschaft: Diese Zuordnung bestimmt, an welchem Datensatz die Angabe gespeichert wird, zum Beispiel an einem Kontakt oder einem Unternehmen. So lässt sich die Materialkennung später anhand eines klar definierten Feldwerts zuordnen.

Bei HubSpot-Formularen können unter anderem Textfelder, Telefonnummern, Kontrollkästchen, Auswahlfelder, Datumsfelder, Zahlen-, Datei- und E-Mail-Felder verwendet werden. Nicht alle Eigenschaftstypen werden unterstützt; prüfen Sie deshalb vor dem Aufbau, ob die für Ihre Auswahlregel benötigten Felder im Formular verfügbar sind. Neue Eigenschaften lassen sich im Formulareditor anlegen und direkt mit einem Feld verbinden.

Rechte und wiederholte Anfragen einplanen

Klären Sie vor der Einrichtung, wer Formulare und Folgeaktionen bearbeiten darf. In HubSpot benötigt man zum Erstellen und Ändern von Formularen Formular-Bearbeitungsrechte; für einfache Workflows im Formulareditor zusätzlich Workflow-Bearbeitungsrechte. Halten Sie fest, wer diese Rechte besitzt und Änderungen an Auswahlregeln oder Nachrichten freigibt.

Bei HubSpot wird ein einfacher Workflow standardmäßig durch das Absenden des zugehörigen Formulars ausgelöst; dieser Auslöser lässt sich dort nicht ändern. Kontakte werden bei jeder erneuten Einsendung wieder aufgenommen, auch wenn sie den Workflow bereits durchlaufen haben. Prüfen Sie daher, ob eine erneute Anfrage dieselbe Bereitstellung auslösen soll oder ob sie eine andere Auswahl und Zuständigkeit erfordert.

Auswahl und Zugang getrennt pflegen

Die Auswahlregel bestimmt das Material; der Auslieferungsweg macht es zugänglich. Feste Antwortoptionen lassen sich einer gepflegten Materialliste zuordnen. Für fehlende oder mehrdeutige Angaben braucht es einen festgelegten Ausgang, damit nicht stillschweigend eine beliebige Datei ausgegeben wird.

Ein Zugang kann unmittelbar auf einer Bestätigungsseite erscheinen oder per Nachricht bereitgestellt werden. Eine Nachricht kann für die empfangende Person später wieder auffindbar sein, sofern der Versandweg und das verwendete Postfach dies ermöglichen. Legen Sie den Kanal danach fest, wann das Material benötigt wird und welche Zugriffsbeschränkung gelten soll.

Aktionsumfang des Systems prüfen

Bei HubSpot hängt der Umfang einfacher Formular-Workflows vom Abonnement ab. Die kostenlosen Werkzeuge erlauben pro Formular einen einfachen E-Mail-Workflow mit einer Aktion; bei Starter-, Professional- oder Enterprise-Konten ohne Marketing Hub sind pro Workflow drei Aktionen vorgesehen. In Marketing Hub Starter sind bis zu zehn Aktionen möglich, während Marketing Hub Professional und Enterprise mehrere einfache Workflows pro Formular und beliebig viele Aktionen erlauben.

HubSpot nennt als mögliche Folgeaktionen beispielsweise eine E-Mail, das Erstellen einer Aufgabe oder eine interne E-Mail-Benachrichtigung an ein Teammitglied.

Vergleich der HubSpot-Abonnement-Tarife für Formular-Workflows

Fassung und Zugriff gemeinsam freigeben

Prüfen Sie vor der Aktivierung die Datei und die Adresse, die der Ablauf tatsächlich verwendet.

Öffentlich erreichbare Dateien eignen sich nur für Material, das öffentlich sein darf. Zeitlich begrenzte Freigaben können ablaufen, bevor eine Nachricht gelesen wird. Bereits versandte Nachrichten ändern sich nicht, wenn Sie später den Workflow anpassen.

Dateieinstellungen dokumentieren

In HubSpot lassen sich bei einer Datei die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit ihrer Adresse sowie eine Ablaufzeit festlegen. Ohne gesetztes Ablaufdatum bleibt die Datei unbegrenzt erhalten; nach Ablauf wird sie automatisch in den Papierkorb verschoben. Dokumentieren Sie deshalb bei jedem aktiven Material, welche Sichtbarkeit vorgesehen ist und ob ein Ablaufdatum mit dem geplanten Abrufzeitraum vereinbar ist.

Für Änderungen an Dateidetails benötigt man in HubSpot Super-Admin-Rechte oder Datei-Bearbeitungsrechte. Die Dateiansicht zeigt außerdem Dateityp, Dateigröße, Erstellungs- und Änderungszeitpunkt sowie eine interne Datei-ID. Bei Bildern lässt sich zusätzlicher Alternativtext, bei Videos ein title-Attribut hinterlegen; erfassen Sie solche Angaben in Ihrer Freigabeprüfung, wenn sie für die bereitgestellte Datei relevant sind.

Wichtige Metriken zur Kontrolle der Materialbereitstellung

Verwendung und Änderungen nachvollziehen

Nutzen Sie bei HubSpot-Dateien die Anzeige zur Dateiverwendung, um zu prüfen, in welchen HubSpot-Inhalten und Vorlagen ein Bild oder Video aus dem Dateimanager eingesetzt wird. Beziehen Sie diese Treffer in die Versionspflege ein, bevor Sie eine verwendete Datei austauschen oder außer Betrieb nehmen.

Die Dateihistorie protokolliert Änderungen wie Anpassungen der Sichtbarkeit und frühere Löschungen. Halten Sie vor einer Änderung den bisherigen Stand und die betroffenen Abläufe fest und gleichen Sie die Historie nach der Umstellung ab. HubSpot bietet für Dateien außerdem Aktionen zum Ersetzen, Herunterladen sowie zum Klonen und Bearbeiten; legen Sie für Ihr Team fest, welche Aktion bei einer neuen freigegebenen Fassung verwendet wird.

Vor dem Start und nach Änderungen prüfen

Testen Sie eine gültige Anfrage, eine fehlende Auswahl, eine entfernte Option und eine erneute Anfrage. Öffnen Sie den ausgegebenen Zugang mit den Rechten einer anfordernden Person. Kontrollieren Sie die Fassung und Lesbarkeit der Datei; eine erfolgreiche HTTP-Antwort bestätigt nur den technischen Abruf, nicht den richtigen Inhalt.

Nach dem Start sollten fehlende Zuordnungen, Versandfehler und unerreichbare Zugänge bei einer zuständigen Person ankommen. Bei einer neuen Fassung gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Datei freigeben, Zugang prüfen, aktive Verweise aktualisieren, eine Testanfrage durchführen und anschließend alte Verweise aus dem laufenden Ablauf nehmen.

Führen Sie die Prüfergebnisse in einem Änderungsprotokoll zusammen: Materialkennung, freigegebene Fassung, verwendete Adresse, zuständige Person und Zeitpunkt der letzten Kontrolle. Bei einer Aktualisierung können Sie damit nachvollziehen, welche Zuordnungen und Dateiverwendungen erneut geprüft werden müssen.

Schritte zur sicheren Freigabe und Bereitstellung von Marketing-Materialien