Marketing-Automation aufräumen

Erfassen Sie zuerst alle Wege vom Eingang bis zur Wirkung. Danach entscheiden Sie je Formular und Workflow: gebraucht, zusammengeführt oder stillgelegt. Wenig Aktivität allein rechtfertigt keine Löschung; auch ein seltener Ablauf kann wichtig sein.

Bestand und Verbindungen erfassen

Notieren Sie je Objekt Kennung, Zweck, Auslöser, wichtigste Wirkung, Betriebszustand, Verbindungen und verantwortliche Person. Verfolgen Sie vom Formular aus einfache Automationen, eigenständige Workflows und angeschlossene Systeme. Unbekannte Zuständigkeit halten Sie ausdrücklich fest.

In HubSpot zeigt die Workflow-Übersicht auch Abläufe aus Formularen und anderen Werkzeugen. Die Ansicht „Unused“ listet ausgeschaltete Workflows oder solche ohne ausgeführte Aktion in den vergangenen 90 Tagen. Sie bewertet nicht, ob ein Ablauf fachlich entbehrlich ist. Für die Workflow-Ansichten brauchen Sie einen geeigneten Professional- oder Enterprise-Zugang und entsprechende Rechte.

Die Übersicht hat neben „Alle Workflows“ die Tabs „Needs review“ (Fehler der letzten 7 Tage), „Unused“ und „Deleted“ für in den vergangenen 90 Tagen gelöschte Workflows. Ordnen Sie Workflows in Ordner, etwa getrennt nach Kontaktzuweisungen oder Lead-Nurturing. Der Tab „Analyze“ wertet die Gesamtleistung aus.

Verweist ein Workflow auf eine eingeschränkte Eigenschaft, können Nutzer mit Nur-Lese-Rechten ihn nicht bearbeiten; er erscheint schreibgeschützt. Nutzer ohne Zugriff auf die Eigenschaft sehen den Workflow ausgegraut und können ihn nicht öffnen.

Suchen Sie Workflows nach Name oder Beschreibung. Filter umfassen Status (An oder Aus), Typ (etwa deal- oder unternehmensbasierte Workflows) sowie – mit Marketing Hub Enterprise und Brands-Add-on – die Marke.

Zugriffe und Ordnung im Konto

Im Account Cleanup (BETA) für Enterprise-Kunden lässt sich einstellen, dass Workflows automatisch gelöscht werden, die ausgeschaltet und über 6 Monate nicht bearbeitet wurden.

Berechtigungen steuern, wer ändern darf: Für das Workflow-Tool brauchen Sie Super Admin- oder Workflows-Rechte, zum Löschen Super Admin- oder Delete-Rechte, zum Ausschalten Publish- oder Super-Admin-Rechte.

Für Formulare gilt: View forms für Formulare und Einsendungen, Edit forms zum Bearbeiten, Klonen oder Löschen.

Wichtigste Rechte und Zugriffsrechte für Workflow-Änderungen

Über die Wirkung entscheiden

Prüfen Sie mit der zuständigen Person, ob der Anlass noch besteht, der Eingang erreichbar ist und das erwartete Ergebnis entsteht. Bei möglicher Doppelung vergleichen Sie Auslöser, Zielgruppe, Wiederholung und Zielsystem. Zwei Abläufe mit ähnlichen Namen können verschiedene Aufgaben erfüllen; zwei verschieden benannte Abläufe können dieselbe Nachricht auslösen.

Ein Workflow zählt nicht als ungenutzt, wenn eine Liste oder ein anderer Workflow auf ihn verweist. Das ist bei der Entscheidung über Stilllegung zu berücksichtigen.

In der Unused-Ansicht können Sie markierte Workflows einem Team oder einer Marke zuweisen, in einen Ordner verschieben, löschen, ausschalten oder Metriken ausschalten. Fehlt für einen ausgewählten Workflow die Berechtigung, ist die Aktion ausgegraut.

Änderungen einzeln umsetzen

Prüfen Sie vor dem Stilllegen eines Formulars seine Einbindungen und angeschlossenen Automationen. Ein unveröffentlichtes HubSpot-Formular nimmt keine neuen Einsendungen an; vorhandene Einsendungen und Analysen bleiben verfügbar. Verwendungen auf HubSpot-Seiten, in CTAs oder aktiven Workflows entfernen Sie vorher.

Einfache Formular-Workflows werden beim Unpublish ausgeschaltet. Das Unpublish wirkt auch auf extern eingebettete HubSpot-Formulare. Ein Formular, das ein anderer Anbieter betreibt, behandeln Sie gesondert in dessen System.

Prüfen Sie vor dem Ausschalten eines HubSpot-Workflows die bereits aufgenommenen Datensätze. Neue Datensätze werden nicht aufgenommen. Bereits aufgenommene Datensätze bleiben im Workflow; Aktionen außer Verzögerungen werden nicht ausgeführt, zum Beispiel werden E-Mail-Aktionen übersprungen.

Löschen erfordert eine eigene Entscheidung. HubSpot stellt gelöschte Workflows höchstens 90 Tage lang als neue, inaktive Workflows wieder her – ohne frühere Historie und Fassungen.

In den Workflow-Einstellungen lässt sich ein Datum mit Uhrzeit festlegen, zu dem der Workflow automatisch ausgeschaltet wird – etwa nach dem Ende einer Konferenz. Zum Ausschalten sind Publish- oder Super-Admin-Rechte nötig. Um Aktionen nur an einzelnen Tagen zu verhindern, dienen Pause Dates statt des Ausschaltens.

Ist ein Workflow in einen anderen aktiven Prozess eingebunden, ist die Löschoption ausgegraut; entfernen Sie zuerst die Verbindungen. Stammt er aus einem anderen Werkzeug wie Formularen, E-Mails oder Anzeigen, löschen Sie ihn direkt im zugehörigen Editor.

Formularbestand ordnen

Organisieren Sie Formulare in Ansichten und Ordnern, etwa nach Kampagne oder als Ansicht für Registrierungen eines bestimmten Monats. Auf der Formularübersicht exportieren Sie Daten, klonen, unveröffentlichen oder löschen Formulare. Nach dem Unpublish ersetzt HubSpot Share-Links und eingebettete Formulare durch den Hinweis, dass keine Einsendungen mehr angenommen werden; unveröffentlichte Formulare lassen sich jederzeit wieder veröffentlichen.

Filter umfassen Teams (nur Marketing Hub Enterprise), Formulartyp – etwa Nicht-HubSpot-Formulare, reguläre Formulare oder Blog-Kommentarformulare – sowie schnelle und erweiterte Filter. Die Spalte Publish Status zeigt Published oder Draft; Last Updated by nennt die zuletzt bearbeitende Person. In inaktiven Workflows verwendete Formulare können ohne Entfernen unveröffentlicht werden.

Ergebnis festhalten

Kontrollieren Sie nach einer Änderung einen weiterhin benötigten Eingang und die betroffenen offenen Vorgänge. Halten Sie Entscheidung, Zeitpunkt, verantwortliche Person und Aufbewahrungsort benötigter Nachweise fest. Bei einem Wechsel der Verantwortlichen übergeben Sie der neuen zuständigen Person Bestandsübersicht, offene Vorgänge, dokumentierte Entscheidungen und nötige Kontozugriffe.