Ungenutzte Formulare und Workflows systematisch finden

Führen Sie die Inventur getrennt für Formulare und Workflows: Erfassen Sie Status, Nutzungssignale, bekannte Einbindungen und den erwarteten Anlass. Ein fehlender Eingang oder eine lange Aktionspause ist zunächst ein Prüfsignal; entscheiden Sie erst nach dem Abgleich mit Zweck und Verwendungen.

Formulare und Workflows getrennt erfassen

Legen Sie je Formular einen Zeitraum fest, der zum fachlichen Anlass passt. Halten Sie Name, Veröffentlichungsstatus, erwartete Einsendungen, bekannte Einbindungen, gemeldete Seitenaufrufe und Einsendungen fest, sofern diese Werte verfügbar sind.

In HubSpot finden Sie Formulare über Mehr > Marketing > Formulare; wenn Mehr nicht angezeigt wird, öffnen Sie Marketing > Formulare direkt. Im Tab „All forms“ (Alle Formulare) zeigt die Spalte „Publish Status“ (Veröffentlichungsstatus), ob ein Formular veröffentlicht ist oder als Entwurf vorliegt.

Für einzelne Formulare öffnen Sie den Formularnamen und den Tab „Analyze“. Über die Datumsauswahl wählen Sie den Zeitraum für die Analyse. Einsendungen sehen Sie über Aktionen > „View submissions“ auf dem Tab „Submissions“; dafür benötigen Sie die Berechtigung „View forms“.

Für die Analyse über alle Formulare nennt HubSpot Formular-Einsendungsberichte („form submission reports“). Gleichen Sie die Einsendungen im gewählten Zeitraum mit dem erwarteten Eingang ab; fehlende Einsendungen belegen für sich allein nicht, dass das Formular nirgends erreichbar ist.

Erfassen Sie bekannte Einbindungen separat und prüfen Sie insbesondere HubSpot-gehostete Seiten, CTAs und aktive Workflows. Share-Links und eingebettete Formulare sind ebenfalls Verwendungsformen, die beim Prüfen des Formulars zu berücksichtigen sind.

Für Workflows öffnen Sie Mehr > Automatisierung > Workflows; wenn Mehr nicht angezeigt wird, öffnen Sie Automatisierung > Workflows direkt. Im Tab „Unused“ erscheinen ausgeschaltete Workflows sowie Workflows, die in den vergangenen 90 Tagen keine Aktion ausgeführt haben; Verweise aus einer Liste oder einem anderen Workflow gelten als Nutzung.

Notieren Sie für jeden Workflow Betriebszustand, letzte bekannte Aktion, geplanten Anlass und Verbindungen. Die „Unused“-Ansicht setzt Super-Admin- oder Workflow-Berechtigungen sowie einen Professional- oder Enterprise-Zugang voraus.

Schritte zur Identifizierung ungeeigneter Formulare und Workflows

Kandidaten am vorgesehenen Eingang prüfen

Bewerten Sie jeden Treffer anhand des geplanten Einsatzes: Sollte im gewählten Zeitraum ein passender Vorgang eintreten? Bei einer Anmeldung für einen beendeten Termin sind weitere Eingänge möglicherweise nicht zu erwarten; bei einem künftigen Termin können sie weiterhin erwartet werden.

Prüfen Sie anschließend, ob die bekannte Seite, Einbettung, der Share-Link oder die Datenquelle noch erreichbar ist. Gleichen Sie die aufgeführten Verwendungen mit den HubSpot-gehosteten Seiten, CTAs und aktiven Workflows ab.

Klären Sie, ob ein passender Eingang die vorgesehene Bestätigung oder Automation auslösen würde. Ein aktives Formular ohne Einsendungen kann auf einen gestörten Eingang hindeuten; ein Workflow ohne jüngste Aktion kann auf einen seltenen Anlass warten.

Prüfen Sie außerdem, ob vorhandene Einsendungen oder Ablaufdaten noch für offene Fälle oder Nachweise benötigt werden. Bleibt eine Einbindung oder der erwartete Anlass unklar, halten Sie den Kandidaten als ungeklärt fest.

Vergleich: Verwendungssignale vs. tatsächliche Nutzung von Formularen

Den Befund festhalten

Markieren Sie jeden Kandidaten als weiter nötig, Eingang gestört, Anlass beendet oder ungeklärt und benennen Sie eine Person für die nächste Entscheidung. Bei einem gestörten Eingang folgt eine Fehlerklärung; bei beendetem Anlass klären Sie zuerst offene Vorgänge und benötigte Nachweise.

Soll ein HubSpot-Formular keine neuen Einsendungen mehr annehmen, kann es unveröffentlicht werden. Entfernen Sie es vorher aus HubSpot-gehosteten Seiten, CTAs und aktiven Workflows; inaktiven Workflows muss es dafür nicht entnommen werden.

Beim Unpublish wird der Veröffentlichungsstatus auf Entwurf gesetzt und das Formular nimmt keine neuen Einsendungen mehr an. Vorhandene Einsendungen und Analysen bleiben erhalten, einfache Formular-Workflows werden ausgeschaltet.

Prüfen Sie danach den Status in „All forms“ und die betroffenen Einbindungen: Share-Links und eingebettete Formulare zeigen eine Mitteilung, dass das Formular keine Einsendungen mehr annimmt. Kontrollieren Sie außerdem, dass die vorgesehenen Verwendungen entfernt sind.

Statistiken zur Nutzung von Formularen und Workflows

Prozess zur Entscheidung über ungeeignete Formulare