Workflows
Teil von Marketing-Automatisierung praktisch einführen
Einen Kampagnenplan in Auslöser und Regeln übersetzen
So machen Sie aus Kampagnenschritten überprüfbare Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen für einen Marketing-Workflow.
Markieren Sie im Kampagnenplan die Stellen, an denen etwas geschieht oder entschieden wird. Aus einem Termin, einer Formularanfrage oder einem Statuswechsel wird erst ein brauchbarer Auslöser, wenn das System das Signal erfassen kann. Schreiben Sie für jede geplante Aktion die Bedingungen und den erwarteten Ausgang auf.
Den Plan in beobachtbare Schritte zerlegen
Formulierungen wie „Interessierte nachfassen“ oder „Anfragen zeitnah weitergeben“ reichen für einen Workflow nicht aus. Fragen Sie zu jedem Schritt, was vorher geschehen ist und in welchem System das erkennbar ist. Klären Sie außerdem, auf welchen Kontakt oder Vorgang sich das Signal bezieht. Notieren Sie, was danach konkret vorliegen soll.
Bei einem Plan wie „Nach einer Seminaranfrage erhält das Team eine Aufgabe“ könnte die Übermittlung eines bestimmten Formulars den Ablauf auslösen. Die Aktion wäre eine interne Aufgabe mit Bezug zur Anfrage. Ob dieselbe Anfrage bereits bearbeitet wird, ist eine zusätzliche Regel. Das Beispiel ist ein Regelentwurf, kein eingerichteter Ablauf.
Ablauf: Verarbeitung einer Seminaranfrage im Workflow
- AuslöserFormular 'Seminaranfrage' wurde abgeschickt
- BedingungKeine bestehende Aufgabe für diese Anfrage vorhanden
- AktionAufgabe an zuständiges Team erstellen (abhängig vom Thema)
- ErgebnisAufgabe im System sichtbar; keine Doppelanlage möglich
Auslöser, Bedingung und Aktion trennen
| Plantext | Zu klärende Frage | Regel | Erwarteter Ausgang |
|---|---|---|---|
| „Nach Anfrage bearbeiten“ | Welches Formular zählt? | Nur Eingänge dieses Formulars aufnehmen | Anfrage ist für die nächsten Schritte erfasst |
| „Passendes Team informieren“ | Welches Feld bestimmt das Team? | Bekannte Werte zuordnen; unbekannte prüfen lassen | Aufgabe beim zuständigen Team oder Fall in der Prüfliste |
| „Nicht doppelt anlegen“ | Woran erkennt man dieselbe Anfrage? | Vor der Anlage auf eine bestehende Aufgabe zu diesem Vorgang prüfen | Für denselben Vorgang entsteht keine zweite Aufgabe |
Die letzte Zeile ist nur umsetzbar, wenn sich derselbe Vorgang zuverlässig erkennen lässt und das Werkzeug die Prüfung unterstützt. Eine zweite, eigenständige Anfrage derselben Person darf nicht allein wegen des gleichen Kontakts verschwinden.
Prüfen Sie im gewählten Werkzeug, ob sich der geplante Auslöser abbilden lässt.
Vergleich: Ungenaue vs. präzise Formulierungen im Workflow
- Ungenaue Formulierung
- „Interessierte nachfassen“
- Präzise Regel
- Nur Anfragen über das Formular 'Seminaranfrage' auslösen
- Ungenaue Formulierung
- „Passendes Team informieren“
- Präzise Regel
- Wenn Feld 'Thema' = 'Digitalisierung', dann Team 'Marketing'; sonst Prüfung erforderlich
- Ungenaue Formulierung
- „Nicht doppelt anlegen“
- Präzise Regel
- Vor Aufgaben-Erstellung prüfen, ob bereits eine Aufgabe für diesen Vorgang existiert
Überschneidungen und Reihenfolge klären
Eine Anfrage kann zu zwei Themen oder Teams passen. Legen Sie fest, ob sie genau einen Weg, mehrere Aktionen oder eine manuelle Klärung braucht. Unbekannte Werte benötigen ebenfalls einen sichtbaren Ausgang.
Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Bedingungen geprüft werden und was bei mehreren Treffern oder späteren Änderungen gilt. Prüfen Sie, wie das gewählte Werkzeug diese Fälle behandelt.
Zeitangaben präzisieren
„Am nächsten Tag“ kann den nächsten Kalendertag, Arbeitstag oder eine bestimmte Uhrzeit meinen. Notieren Sie Bezugspunkt, Zeitzone und Umgang mit Wochenenden. Prüfen Sie auch, ob eine inzwischen erledigte Anfrage eine wartende Aktion noch braucht. Erst dann lässt sich eine passende Verzögerung einrichten.
Den Regelentwurf durchgehen
Gehen Sie die Liste mit der für die Kampagne zuständigen Person durch. Für jeden Schritt sollte klar sein, warum er erfolgt und was als Fehler gilt.
Geeignete Prüffälle sind ein normaler Eingang, ein unbekannter Wert, zwei passende Bedingungen und eine erneute Übermittlung. Eine Produktvorschau kann den vorgesehenen Weg simulieren. Das Ergebnis einer tatsächlichen Ausführung muss im Zielsystem geprüft werden.
