Unbeantwortete Freigaben zeitlich begrenzen

Eine unbeantwortete Freigabe lässt sich zeitlich begrenzen, indem jede Prüfungsstufe eine Frist erhält und der weitere Ablauf an diese Frist gekoppelt wird. In Workfront können automatisierte Workflows Stufen beim Erreichen einer Frist aktivieren. Der Fristablauf ersetzt dabei keine Freigabeentscheidung.

Eine Frist mit Handlung verknüpfen

In einem automatisierten Workfront-Workflow können Sie für jede Stufe eine Frist festlegen. Die Stufen lassen sich sequenziell oder parallel anordnen und mit Abhängigkeiten verbinden.

Für einen zeitlich begrenzten Ablauf kann eine Stufe beim Erreichen einer Frist aktiviert werden. Weitere mögliche Auslöser sind die Erstellung des Proofs, ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit, eine manuelle Aktivierung oder eine Entscheidung in der übergeordneten Stufe.

Workfront benachrichtigt die relevanten Prüfenden im Verlauf des Workflows. Sie können alle beim Beginn des Prüfprozesses benachrichtigen oder Personen erst informieren, wenn ihre Stufe aktiviert wird.

Zeitlich begrenzter Freigabeprozess in Workfront

Eskalationen nicht zu Schleifen machen

Legen Sie für jede Stufe fest, wann sie gesperrt wird: manuell, beim Start der nächsten Stufe oder sobald alle Entscheidungen vorliegen. Eine Stufe kann auch so eingestellt werden, dass sie nie gesperrt wird.

Wenn eine Entscheidung genügt, können Sie dies für eine Stufe festlegen; der Prüfprozess dieser Stufe wird dann als abgeschlossen markiert, sobald eine der teilnehmenden Personen ihre Entscheidung auf dieser Stufe getroffen hat. Alternativ kann eine Person als primäre entscheidende Person festgelegt werden; deren Entscheidung macht weitere Entscheidungen für diese Stufe unnötig.

Bei einer neuen Proof-Version können Sie bisherige Prüfende, neue Prüfende oder beide Gruppen einbeziehen. Frühere Versionen und ihre Teilnehmenden sind in der Dokumentzusammenfassung einsehbar.

Vorteile und Risiken zeitlich begrenzter Freigaben

Den Engpass auswerten

Erstellen Sie in Workfront einen Proof Approval-Bericht über Main Menu > Reports > New Report > Proof Approval. Ergänzen Sie bei Bedarf Felder und wählen Sie Save + Close.

Das Feld „Proof deadline“ zeigt die Frist der zuletzt aktivierten Stufe. Es wird nur ausgefüllt, wenn für jede Stufe eine Frist festgelegt ist.

„Awaiting decision“ zeigt „true“, wenn der Proof nicht archiviert ist, die Stufe der entscheidenden Person aktiv ist, die Freigabe noch aussteht und es um die neueste Version geht. „Approver Stage“ zeigt die aktuelle Stufe; „Decision Date“ das Datum der Entscheidung.

Bei einer neuen Version bezieht sich „Awaiting decision“ auf die neueste Fassung. Eine frühere Entscheidung ersetzt damit nicht automatisch die noch ausstehende Entscheidung zu dieser Version.

Kritische Metriken im Proof Approval-Bericht