Zeitersparnis an einer konkreten Aufgabe messen

Messen Sie die aktive Arbeitszeit für dieselbe Aufgabe vor und nach der Automation. Kontrolle, Korrekturen und laufende Pflege zählen mit. Die Ausführungszeit der Software misst etwas anderes: Ein schneller Workflow kann viel Nacharbeit erzeugen.

Eine Aufgabe gleich abgrenzen

Wählen Sie etwa „eine gültige Formularanfrage prüfen und dem zuständigen Team übergeben“. Die Messung beginnt, sobald die Anfrage bearbeitet werden kann, und endet, wenn die richtige Aufgabe mit den nötigen Angaben vorliegt. Legen Sie fest, ob Rückfragen und Datenkorrekturen dazugehören; erfassen Sie sie in beiden Verfahren gleich.

Trennen Sie aktive Bearbeitungszeit von Durchlaufzeit. Zwei Stunden Warten auf eine Antwort sind keine zwei Stunden menschliche Arbeit. Für die Bearbeitungsgeschwindigkeit kann die Wartezeit dennoch wichtig sein; erfassen Sie sie gesondert.

Vergleichbare Vorgänge erfassen

Nutzen Sie eigene Vorgänge aus dem bisherigen Verfahren als Ausgangslage. Erfassen Sie je Fall Kennung, Fallart, aktive Minuten, nötige Nacharbeit und fachlichen Ausgang. Im automatisierten Verfahren gehören Ausnahmefälle zur Erhebung. Nur die einfachen, vollständig automatisierten Fälle zu zählen, überschätzt die Ersparnis.

Ändern sich zugleich Formular, Team oder Fallmix, lässt sich der Zeitunterschied nicht allein der Automation zuschreiben. Vergleichen Sie nach Möglichkeit ähnliche Fallarten getrennt und dokumentieren Sie Änderungen, die den Vergleich beeinflussen.

Laufende Nettoersparnis berechnen

Schätzen Sie je Fallart die bisherige aktive Zeit pro Vorgang aus der Ausgangslage. Multiplizieren Sie sie mit der Zahl vergleichbarer Vorgänge im neuen Zeitraum. Ziehen Sie die tatsächlich erfasste aktive Zeit für diese Vorgänge und die zusätzliche regelmäßige Workflow-Pflege im selben Zeitraum ab:

Laufende Nettoersparnis = vergleichbare bisherige Arbeitszeit für den aktuellen Fallmix − aktuelle aktive Arbeitszeit einschließlich Kontrolle und Nacharbeit − zusätzliche Pflegezeit.

Das ist eine Messregel, kein automatisch verfügbares Produktmaß. Einmaliger Aufwand für Einrichtung und Umstellung gehört gesondert in eine Amortisationsrechnung. Prüfen Sie außerdem die Ergebnisqualität. Eine kürzere Bearbeitungszeit durch ausgelassene Kontrollen oder falsch zugewiesene Anfragen ist keine brauchbare Verbesserung.

Bei wenigen oder sehr unterschiedlichen Fällen sind Einzelzeiten und Spannweite aussagekräftiger als eine präzise wirkende Prozentzahl. Wiederholen Sie die Erhebung nach einer angemessenen Betriebsphase mit derselben Aufgabendefinition.

Technische Laufzeit richtig einordnen

Prozess-Mining-Berichte in Power Automate können die durchschnittliche Dauer einzelner Aktionen und die Gesamtausführungszeit eines Cloud-Flows zeigen. Diese technischen Zeiten ersetzen keine Erfassung menschlicher Arbeit am Vorgang.