Monitoring
Teil von Marketing-Automatisierung praktisch einführen
Ein überprüfbares Ziel für den ersten Workflow festlegen
Definieren Sie für den ersten Workflow einen beobachtbaren Erfolg mit klaren Fällen, Messpunkt, Datenquelle und Umgang mit Ausnahmen.
Formulieren Sie das Ziel als beobachtbares Ergebnis für klar bezeichnete Fälle. „Anfragen schneller bearbeiten“ bleibt eine Absicht. Überprüfbar wird es erst, wenn feststeht, welche Anfragen zählen, wann die Messung beginnt und endet und wo das Ergebnis erfasst wird. Legen Sie das vor dem Start fest.
Das fachliche Ergebnis benennen
Ein Workflow kann technisch fehlerfrei laufen und dennoch das falsche Ergebnis liefern. Eine Aufgabe kann angelegt werden, aber beim falschen Team landen. Unterscheiden Sie deshalb ausgeführte Schritte vom gewünschten Zustand.
Ein mögliches Ziel lautet: „Für jede gültige Anfrage über das ausgewählte Formular wird innerhalb des vereinbarten Zeitfensters eine Aufgabe beim zuständigen Team angelegt; unvollständige Anfragen werden zur Prüfung erfasst.“ Das ist ein Formulierungsbeispiel, kein Leistungsversprechen. Das Team muss festlegen, was „gültig“ bedeutet, wann das Zeitfenster beginnt und wie lang es ist.
Fälle und Zählweise festlegen
| Frage | Beispiel für eine Festlegung |
|---|---|
| Welche Eingänge werden betrachtet? | Alle Eingänge des ausgewählten Formulars im Beobachtungszeitraum |
| Welche davon sind gültig? | Eingänge mit den für die Zuordnung nötigen Angaben |
| Was gilt bei gültigen Eingängen als Erfolg? | Aufgabe beim richtigen Team mit den nötigen Angaben innerhalb des Zeitfensters |
| Was geschieht mit Ausnahmen? | Unvollständige oder nicht zuordenbare Eingänge erscheinen in einer Prüfliste |
| Wo wird geprüft? | Formularprotokoll und zugehörige Aufgabe oder Prüfeintrag im Zielsystem |
Für die Erfolgsquote gültiger Anfragen ist die Zahl aller gültigen Anfragen der Nenner. Zählen Sie Ausnahmen gesondert und prüfen Sie, ob sie in der vorgesehenen Liste auftauchen. Legen Sie auch fest, ob erneute Eingänge derselben Person eigenständige Anfragen oder Wiederholungen desselben Vorgangs sind. Sonst ändert sich die Kennzahl mit der Zählweise.
Ausgangslage und Zeitraum erfassen
Soll Bearbeitungszeit gespart werden, beschreiben Sie zuerst die bisherige Aufgabe: Welche Schritte zählen dazu, wann beginnt die Zeitmessung und wann endet sie? Vergleichen Sie später dieselbe Aufgabe unter möglichst ähnlichen Bedingungen. Erfassen Sie auch Korrekturen und manuelle Nacharbeit. Eine kürzere Eingabezeit allein belegt keine Zeitersparnis, wenn fehlerhafte Fälle danach mehr Arbeit verursachen.
Wählen Sie einen Zeitraum, in dem voraussichtlich genügend Fälle zur Beobachtung anfallen, und benennen Sie die Person, die Ergebnisse prüft. Ein Zielwert sollte aus der eigenen Ausgangslage und Kapazität folgen; eine allgemeingültige Prozentzahl lässt sich hier nicht begründen.
Produktkennzahlen einordnen
Power Automate bietet für einen Cloud-Flow einen Process-Mining-Bericht mit der Anzahl der Läufe und Aktionen, den durchschnittlichen Ausführungszeiten einzelner Aktionen und der Gesamtausführungszeit. Laufdaten helfen beim Betrieb, belegen aber nicht, dass eine Aufgabe fachlich richtig zugeordnet wurde.
„Workflow-Ziel“ hat in HubSpot eine eigene Bedeutung für kontaktbasierte Workflows. Erfüllt ein aktiver Kontakt die Zielkriterien, wird er aus dem Ablauf entfernt. Die Ziel-Conversion-Rate wird nur unter zusätzlichen Bedingungen angezeigt: Im Workflow muss eine Marketing-E-Mail versendet worden sein und das Konto benötigt Marketing Hub Professional oder Enterprise. Für einen rein internen Aufgabenablauf ist deshalb eine eigene Ergebniszählung meist passender.
Auf Abweichungen reagieren
Halten Sie vor dem Start fest, wer einen falsch zugeordneten Fall korrigiert und wann die Regel überprüft wird. Sehen Sie sich neben der Gesamtzahl auch wiederkehrende Ausnahmegründe an. Die Auswertung soll zeigen, ob der Workflow die festgelegte Aufgabe erfüllt und welche Regel geändert werden muss.
