Marketing-Automatisierung praktisch einführen

Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Aufgabe, deren Ergebnis sich prüfen lässt. Notieren Sie Auslöser, benötigte Angaben, erlaubte Automatikschritte und die Punkte, an denen ein Mensch entscheidet. Erst dann richten Sie den Workflow im Werkzeug ein.

Einen geeigneten ersten Vorgang wählen

Ein guter Einstieg hat einen klaren Anfang und ein prüfbares Ergebnis. Beispiel: Aus einer Formularanfrage entsteht eine interne Aufgabe. Dann lässt sich kontrollieren, ob sie bei der richtigen Person mit den nötigen Angaben ankommt. Ein Ablauf mit vielen Zielgruppen, Angeboten und Freigaben ist als erster Versuch schwerer zu beurteilen.

Beschreiben Sie zuerst den bisherigen Weg: Wer nimmt die Anfrage entgegen? Was prüft diese Person? Was passiert bei fehlenden Angaben? Daraus wird sichtbar, welche Routinearbeit der Workflow übernimmt und welche Beurteilung beim Team bleibt.

Kriterien für einen erfolgreichen ersten Workflow

Werkzeug und Funktionen abgleichen

Prüfen Sie vor der Auswahl, ob das Werkzeug Workflows erstellen kann und mit den benötigten Kundendaten verbunden ist. Viele Lösungen folgen dem Baukastenprinzip. Bei HubSpot erstellen Sie einen Workflow von Grund auf, aus einer Vorlage oder mithilfe von KI.

Kontrollieren Sie vor der Planung, welche Funktionen Ihr Konto wirklich enthält. Bei HubSpot hängt die Zahl möglicher Workflows vom Abonnement ab. Bestimmte Workflow-Arten, etwa für Angebote oder Verträge, setzen bestimmte Abonnements voraus. So bauen Sie keinen Ablauf auf Funktionen, die im vorgesehenen Konto fehlen.

Abonnements und Workflow-Funktionen bei HubSpot

Den Ablauf vor der Einrichtung festlegen

Trennen Sie Auslöser und Bedingung. Eine Formularübermittlung startet den Ablauf; eine Bedingung prüft danach, ob die Anfrage für die Weitergabe vollständig ist. Regeln Sie außerdem, was bei einer erneuten Übermittlung gilt.

Die technische Umsetzung hängt vom Produkt ab. HubSpot bietet unter anderem ereignis-, filter- und zeitbasierte Aufnahmen. Datensätze werden dort standardmäßig nur beim ersten Erfüllen der Aufnahmekriterien aufgenommen. Für spätere Aufnahmen sind passende Einstellungen nötig.

Vom Entwurf zur Veröffentlichung

Ein praktikabler Plan folgt den Arbeitsschritten im Werkzeug: Workflow anlegen, Aufnahmebedingungen und Einstellungen für erneute Aufnahme oder Abmeldung festlegen, Aktionen ergänzen und allgemeine Einstellungen konfigurieren. Danach schalten Sie den Workflow ein und veröffentlichen ihn.

Wenn Sie in HubSpot einen Workflow von Grund auf erstellen, wählen Sie zuerst Aufnahmeart und Objekttyp. Je nach Ablauf können Datensätze manuell, in einer festgelegten Frequenz oder über konkrete Aufnahmebedingungen gestartet werden. Prüfen Sie bei der Planung, welche Möglichkeit zum vorgesehenen Start passt.

Vor der Veröffentlichung legen Sie fest, ob bereits vorhandene Datensätze aufgenommen werden sollen. Für bereits vorhandene Datensätze gibt es eine Einstellung, mit der sie aufgenommen werden, wenn sie die Aufnahmekriterien erfüllen.

Schritte zur praktischen Einführung von Marketing-Automatisierung

Daten und Zuständigkeiten klären

Notieren Sie für jedes benötigte Feld die Herkunft und wer einen Fehler korrigiert. Bestimmt ein ausgewähltes Thema die zuständige Person, braucht ein unbekannter Wert einen sichtbaren Weg zur Prüfung. Er darf nicht stillschweigend einem anderen Thema zugeordnet werden.

Benennen Sie, wer die fachliche Regel verantwortet und wer den laufenden Workflow betreut. In einem kleinen Team kann beides dieselbe Person sein. Wichtig ist, dass jemand Zuordnungen prüft und jemand fehlgeschlagene Ausführungen bemerkt.

Rechte und Verantwortung festlegen

Planen Sie, wer den Workflow technisch bearbeiten und wer ihn veröffentlichen darf. Bei HubSpot brauchen Bearbeitende die Berechtigung zum Bearbeiten von Workflows oder Super-Admin-Rechte; zum Veröffentlichen ist eine separate Veröffentlichungsberechtigung erforderlich.

Halten Sie diese Zuständigkeiten zusammen mit der fachlichen Verantwortung fest. Fehlt die Veröffentlichungsberechtigung, kann der Ablauf vorbereitet, aber nicht von der zuständigen Person live geschaltet werden.

Den Ablauf prüfen und begrenzt starten

Legen Sie vor der Aktivierung die erwarteten Ergebnisse fest: für eine passende Anfrage, eine unvollständige Anfrage, einen Fall außerhalb des Geltungsbereichs und eine erneute Übermittlung. Prüfen Sie auch den Weg zur manuellen Bearbeitung. Für den Probelauf eignen sich gekennzeichnete Datensätze und ein sicherer interner Ausgabekanal.

HubSpot kann für einen ausgewählten Datensatz die Aufnahmekriterien und den voraussichtlichen Weg durch den Workflow simulieren. Kontrollieren Sie bei einer tatsächlichen Ausführung zusätzlich den entstandenen Zustand im Zielsystem. Für bereits vorhandene Datensätze gibt es eine Einstellung, mit der sie aufgenommen werden, wenn sie die Aufnahmekriterien erfüllen. Verfügbare Aktionen und Berechtigungen hängen vom Konto und Abonnement ab.

Prüfliste vor der Veröffentlichung eines Workflows

Testumfang und Version einordnen

Der Kriterien-Test zeigt, ob ein ausgewählter Datensatz die Aufnahmebedingungen erfüllt. Der Workflow-Test prüft zusätzlich, ob er aufgenommen würde, und simuliert seinen Weg durch den Ablauf.

Beide Tests beziehen sich auf die aktuelle Workflow-Version. Bei der Fehlersuche kontrollieren Sie deshalb auch, welche Version für den Datensatz tatsächlich relevant ist, und beziehen zusätzliche Workflow-Einstellungen ein. Eine erfüllte Aufnahmebedingung allein garantiert nicht in jedem Fall, dass ein Datensatz aufgenommen wird.

Das Ergebnis beobachten

Zählen Sie neben Starts und technischen Fehlern das fachliche Ergebnis: Kam die Aufgabe beim richtigen Team an? Waren die nötigen Angaben vorhanden? Wie viele Fälle brauchten Korrekturen? Legen Sie Zählweise, Zeitraum und Vergleich zur bisherigen Bearbeitung vor dem Start fest.

Sehen Sie die ersten Ausführungen mit der verantwortlichen Person durch. Eine technisch erfolgreiche Aktion kann fachlich falsch sein. Halten Sie Ausnahmen und Änderungen an der Regel fest, bevor Sie weitere Aufgaben automatisieren.

Vorteile und Risiken bei der Automatisierung von Anfragen