Erfolgreiche Ergebnisse statt Ausführungen zählen

Zählen Sie bei einem laufenden Workflow die fachlich erledigten Vorgänge. Laufzahlen helfen bei der Fehlersuche, können aber durch erneute Aufnahmen oder mehrere Aktionen pro Vorgang höher ausfallen als die Zahl der Anfragen. Für eine Ergebnisquote brauchen Sie einen definierten Eingang, einen belegten Zielzustand und ein vereinbartes Zeitfenster.

Fällige Vorgänge als Nenner verwenden

Angenommen, gültige Formularanfragen sollen eine Aufgabe beim zuständigen Team erzeugen. Erfassen Sie jede eigenständige Anfrage einmal. Eine doppelt zugestellte Übertragung derselben Anfrage zählt nicht zusätzlich; eine zweite Anfrage derselben Person zählt, wenn sie ein eigener Vorgang ist. Eine Vorgangskennung oder eine fachlich geprüfte Zuordnungsregel macht das nachvollziehbar.

Beziehen Sie in die fristgebundene Ergebnisquote nur Anfragen ein, deren Ergebnis am Auswertungsstichtag bereits fällig ist. Neuere Anfragen weisen Sie als noch nicht fällig getrennt aus. Sonst verschlechtert eine rechtmäßige Wartezeit die Quote. Unvollständige Anfragen mit vorgesehenem Prüfausgang erhalten eine eigene Zählklasse.

Zählklasse für fällige Anfragen im Monitoring

Erfolg im Zielsystem belegen

Im Beispiel ist eine Anfrage erfolgreich bearbeitet, wenn die Aufgabe zum richtigen Vorgang gehört, beim richtigen Team liegt, die nötigen Angaben enthält und fristgerecht vorliegt. Prüfen Sie diese Merkmale im Zielsystem. Eine technisch erfolgreiche Aktion allein genügt nicht.

Die fristgerechte Ergebnisquote ist die Zahl der fristgerecht korrekten Ergebnisse geteilt durch die Zahl der fälligen gültigen Anfragen desselben Eingangskohorts. Zeigen Sie verspätete, korrigierte und weiterhin offene Fälle daneben. Entscheiden Sie vor der Auswertung, wie ein nachträglich berichtigter Fall dargestellt wird, damit er nicht zugleich als fristgerechter Erfolg erscheint.

Fristgerechtes Ergebnis vs. technischer Workflow-Lauf

Produktzahlen abgleichen

In den Workflow-Details von HubSpot lassen sich Workflow-Verlauf und Leistung prüfen. Dort sind Ereignisse einschließlich Aktionsprotokollen und Aufnahmehistorie einsehbar. Die Aktionsprotokolle zeigen unter anderem den betroffenen Datensatz, die Aktion, das Ereignis und den Zeitpunkt. Für die Nutzung des Workflow-Tools sind Super-Admin- oder Workflow-Berechtigungen erforderlich.

Microsoft führt den Fall „My flow runs but produces wrong results“ unter „Logic issues“. Ein ausgeführter Flow belegt damit nicht automatisch das gewünschte fachliche Ergebnis. Prüfen Sie deshalb auffällige Fälle und eine zur möglichen Fehlerwirkung passende Auswahl der übrigen Zielvorgänge.

Differenzen fallweise erklären

Ist die Zahl fälliger gültiger Anfragen größer als die Zahl belegter fristgerechter Ergebnisse, ordnen Sie die Differenz konkreten Vorgängen zu: nicht aufgenommen, verspätet, technisch fehlgeschlagen, fachlich falsch oder noch ungeklärt. Eine Sammelklasse „sonstige“ macht die Zahl nicht überprüfbar. Die laufende Zählung ist brauchbar, wenn sich jede Klasse auf Vorgänge zurückführen lässt und offene Fälle eine zuständige Person haben.